Vacatures office manager

Bedrijfsomschrijving:

Locatie: Beverwijk.

Deze organisatie levert opleidingen, advies en administratieve ondersteuning op het gebied van veiligheid en kwaliteit binnen de dienstverlenende sector. Het team verzorgt trainingen, certificeringstrajecten en projectondersteuning voor zakelijke klanten in verschillende branches. De organisatie werkt vanuit een compacte kantoorlocatie in Beverwijk en richt zich op de voorbereiding, coördinatie en administratieve ondersteuning van opdrachten en trainingen. De werkzaamheden omvatten planning en werkvoorbereiding, beheer van project- en urenregistraties, het opstellen van rapportages en handboeken en het verzorgen van certificaten en pasjes. Er is expliciete aandacht voor klantcontact, relatiebeheer en het opzetten en bijhouden van CRM-databases. Medewerkers ondersteunen collega’s binnen advies- en opleidingsactiviteiten en dragen bij aan praktische uitvoering en administratie. De functie van Office Manager biedt ruimte om processen te optimaliseren, betrokken te zijn bij acquisitie en om door te groeien naar aanvullende taken op het gebied van KAM en veiligheidskunde. Het salaris voor deze functie bedraagt €2650 - €4600 per maand en valt binnen de genoemde arbeidsvoorwaarden van de organisatie.

Wil jij in regio Beverwijk tot €4600 verdienen als Office Manager? Solliciteer dan direct!

Functie-inhoud:

• Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het coördineren en uitvoeren van alle kantoorwerkzaamheden en het ondersteunen van de directeur en veiligheidskundige
• Je beheert telefoon-, e-mail- en postverkeer en ontvangt klanten en deelnemers; als Office Manager draag je zorg voor de eerste lijnen van communicatie
• Je stelt offertes, opdrachtbevestigingen en rapportages op en beheert archieven en project- en urenregistraties
• Je coördineert en plant trainingen en opdrachten; je organiseert lesmateriaal, certificaten en pasjes en stemt uitvoeringsdata af met klanten en trainers
• Je onderhoudt en bouwt relaties via de CRM-database, ondersteunt mailings en draagt bij aan acquisitie en klantcontact
• Je ondersteunt de directeur bij agenda- en taakbeheer, bewaakt de planning van opdrachten en optimaliseert kantoorprocessen

Functie-eisen:

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau, relevant diploma gewenst
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in administratieve, coördinerende of sales-achtige functies
• Goede kennis van en ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint); ervaring met Visio of vergelijkbare tools is een pré
• Aantoonbare ervaring of affiniteit met KAM-dienstverlening en managementsystemen (VCA, ISO 9001/14001/45001) is een pré
• Zeer goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift; goede beheersing van Engels
• Ervaring met databasebeheer/CRM en verslaglegging; je werkt nauwkeurig en gestructureerd
• Goede communicatieve vaardigheden, klantgerichtheid, proactieve en flexibele houding

Wij bieden:

• Salaris: €2650 - €4600 per maand.
• 25 vakantiedagen per jaar (op fulltime basis).
• Doorgroeimogelijkheden richting KAM of veiligheidskundige.
• Opleidings- en ontwikkelbudget om je vaardigheden uit te breiden.
• Reiskostenvergoeding.