Secretariële vacatures

Vacatures in secretariële sector

Zowel in de administratieve als in de secretariële sector vind je voornamelijk vacatures waarin je een ondersteunende functie vervuld. Er zit echter wel een verschil tussen de meer administratieve en meer secretariële functies. Als je aan de slag gaat in de administratie ben je voornamelijk bezig met administratief werk zoals het bijhouden van gegevens, facturaties en werk je met en in databases op de computer. In de meer secretariële functies ben je vaak meer verantwoordelijk om de telefoon op te nemen, post te ontvangen, beantwoord en door te sturen en daarnaast ontvang je ook gasten. Als je werkzaam bent in de secretariële sector moet je onder andere kunnen boekhouden, notuleren en soms ook meerdere talen kunnen spreken. Dit alles gaat hand in hand met goede communicatieve- en computervaardigheden. Ben jij een echte duizendpoot? Kun jij meerdere taken tegelijkertijd doen? Ben jij communicatief en ook schriftelijk sterk? Dan is een functie binnen de secretariële sector wellicht iets voor jou.

Werken in de secretariële sector

Als je werkzaam bent in de secretariële sector ben je dagelijks bezig met mensen. De functies binnen de secretariële sector zijn er opgericht om anderen te ondersteunen. Met anderen wordt bijvoorbeeld de directie bedoeld. Als directiesecretaresse ondersteun jij de directie of directeur van een bedrijf/organisatie. Daarvoor moet je echter wel sterk in je schoenen staan. De directiesecretaresse beheert de agenda en verzorgt de planning van dag tot dag. Daarnaast kan het zo zijn dat je bijvoorbeeld de directie ondersteunt tijdens vergaderingen in de vorm van notulist en neem je inkomende telefoontjes aan. Ook het organiseren van meetings, evenementen en het boeken van (werk)reisjes kunnen tot jouw taken behoren. Zoals je kunt lezen neem je eigenlijk altijd een ondersteunende rol aan. Dit is echter niet in enkel en alleen de functie als directiesecretaresse maar in iedere functie binnen de secretariële sector. Als je werkzaam bent binnen de secretariële sector dan ben je veelal werkzaam voor (grote) bedrijven/organisaties. In heel Nederland zijn er bedrijven, en ook organisaties, die werknemers in de secretariële sector kunnen gebruiken. Er staan bijvoorbeeld vacatures open in Arnhem, Nijmegen en Tilburg. Maar er zijn ook bedrijven die, bij jou in de buurt, op zoek zijn naar werknemers. Denk er daarom ook aan om vacatures in kleinere plaatsen te bekijken zoals in Mill, Numansdorp en Raamsdonksveer. Uiteraard staan er op meer andere plaatsen vacatures open. Wil jij jouw handjes uit de mouwen steken in de secretariële sector? Scroll dan eens door de vacatures op uitzendbureau.nl. Zorg er ook voor dat je altijd en overal op de hoogte bent van de nieuwste vacatures. Je doet dit door jezelf aan te melden voor de e-mailnotificatie. Wij gaan op zoek voor jou en sturen jou een e-mail zodra er nieuwe vacatures online staan. Vervolgens kun jij gemakkelijk, met maar 1 klik op de knop, solliciteren. Het wordt echt niet heel veel makkelijker hoor.  Dus waar wacht je nog op? Bekijk het aanbod in de secretariële sector.

Functies binnen de secretariële sector

Binnen de secretariële sector kun je verschillende functies vervullen. Een aantal van de vele functies zijn: directiesecretaresse, HR secretaresse en juridisch secretaresse. Er bestaan echter nog meer functies binnen de secretariële sector. Wij kunnen ze echter niet allemaal voor jou uiteenzetten. Maar omdat wij jou toch meer een beeld willen geven welke functies er zijn hebben wij de 3 genoemde functies verder toegelicht. Lees hieronder wat de functies inhouden.

• Directiesecretaresse: Al eerder hebben we al een beetje toegelicht wat een directiesecretaresse doet. Als directiesecretaresse ondersteun jij de directeur of directie. Dit uit zich in verschillende werkzaamheden. Zo beheer jij de agenda, maak jij een planning van dag tot dag, neem je de telefoon op, organiseer je evenementen, maak je afspraken en plan je meetings in. Door de directie/directeur te ondersteunen neem jij taken bij hen weg waardoor zij zich beter kunnen focussen op hetgeen wat zij moeten doen. Je moet echter zelf sterk in je schoenen staan om een functie als directiesecretaresse aan te kunnen. Het is namelijk een van de beste/hoogste functies binnen de secretariële sector. Je hebt als directiesecretaresse veel meer verantwoordelijkheid dan als secretaresse. Je moet als directiesecretaresse beschikken over verschillende competenties en vaardigheden. Zo moet je onder andere:
• Klantgericht zijn
• Flexibel zijn
• Tegen stressvolle situaties kunnen
• Kunnen organiseren en plannen
• Kennis hebben van het MS Office pakket
• Beschikken over zowel schriftelijke als communicatieve vaardigheden
• Sociaal zijn
• Meerdere taken tegelijkertijd kunnen uitvoeren.

Het is een behoorlijk lijstje waar jij allemaal aan moet voldoen. Herken jij de meeste punten in jezelf en vind jij het fijn om een ondersteunende rol met veel verantwoordelijkheid aan te nemen? Bekijk dan eens welke vacatures in de secretariële sector beschikbaar zijn waarop jij kunt solliciteren.

• HR secretaresse: Jij houdt je als HR secretaresse vooral bezig met het HR proces. Het is, mede, aan jou om dit proces soepel en goed te laten verlopen. Het inplannen van sollicitatiegesprekken, het voorbereiden van testen/cases voor sollicitanten, het plannen en organiseren van de opleidingen en beoordelingsrondes zijn taken die tot jouw werkzaamheden kunnen behoren. Daarnaast kan het zijn dat je ook een personeels- en werveringsevent moet organiseren. Het is uiteraard afhankelijk van jouw functiebeschrijving en voor welk bedrijf je werkzaam bent. Als HR secretaresse biedt je ook ondersteuning aan de HR manager en de rest van de afdeling. Daarom ben je ook op het gebied van interne communicatie en personeelsadministratie actief binnen jouw rol. Naast dit alles zijn er ook nog overige secretariële taken waarvoor je waarschijnlijk verantwoordelijk bent of wordt gesteld. Een aantal taken zijn: agendabeheer, notuleren, vertalen van documenten, de telefoon aannemen en gasten ontvangen. Als HR secretaresse moet je flexibel, accuraat en klantgericht zijn. Je moet ook samen kunnen werken, om kunnen gaan met details en beschikken over organisatietalent.

• Juridisch secretaresse: Een juridisch secretaresse werkt meestal voor een advocaten- of notariskantoor. Je hebt als juridisch secretaresse veel met het recht en de wet te maken. Jij verzorgt als juridisch secretaresse de juridische documenten en beantwoord daarnaast vragen van collega’s. Ook plan je het werk in van de juridische medewerkers en heb je via de telefoon contact met cliënten. Daarnaast maak je afspraken en organiseer je bijeenkomsten. Je moet als juridisch secretaresse beschikken over kennis van wetten en regelgeving. Heb jij discipline, ben je accuraat en sociaal? Kun jij omgaan met details, klanten en heb jij inzicht in je omgeving? Dan ben jij de stressbestendige juridisch secretaresse waar wij naar op zoek zijn. Scroll door de vacatures op uitzendbureau.nl in de secretariële sector en wie weet kom jij dé vacature met de juridisch secretaresse tegen waarvan je altijd al gedroomd hebt.  

Wat zijn de verschillende werkzaamheden binnen de secretariële sector?

Wat jouw werkzaamheden zullen zijn hangt mede af van de functie die jij bekleedt en het bedrijf waarvoor je werkt. Binnen de de secretariële sector zul je wel altijd over bepaalde vaardigheden en ook competenties moeten beschikken. Om je daar een beeld van te geven hebben we een aantal vaardigheden en competenties voor jou uiteengezet. Je moet onder andere;

• Sociaal zijn
• Jezelf aan kunnen passen
• Samen en zelfstandig kunnen werken
• Gedisciplineerd zijn
• Accuraat zijn
• Graag mensen willen helpen
• Een ondersteunende rol aan willen nemen
• Beschikken over zowel schriftelijke als communicatieve vaardigheden
• Resultaatgericht zijn
• Een talent hebben voor plannen en organiseren

Er zijn, zoals je kunt zien, behoorlijk wat vaardigheden en competenties waarover je moet beschikken. Echter zijn dit nog niet eens alle vaardigheden en competenties. De reden? De vaardigheden en competenties kunnen, afhankelijk van jouw functie en het bedrijf waarvoor je werkt, afwijken. Herken jij jezelf in zeker 9 van de 10 genoemde vaardigheden en competenties hierboven?  Wil jij jouw steentje binnen bedrijven en/of organisaties bij kunnen dragen? Dan is een functie binnen de secretariële sector op jouw lijf geschreven. Je vindt op uitzendbureau.nl verschillende functies in deze sector die nog openstaan. Lees de vacatures door en solliciteer voor een functie die past bij jou.

Waar ga ik aan de slag?

Zoals eerder aangegeven kun je bij heel veel bedrijven en/of organisaties aan de slag. Bijna alle bedrijven kunnen wel een werknemer op secretarieel gebied gebruiken. Het soort bedrijf/organisatie en de branche waarin je werkzaam bent als secretarieel medewerker bepalen mede jouw functie. Kies voor een functie en een bedrijf waarvan jij weet dat deze bij jou passen. Op deze manier maak je het werk al stukken leuker voor jezelf. Op uitzendbureau.nl staan er verschillende vacatures in deze sector open. We zijn voor deze vacatures nog op zoek naar de beste kandidaten. Ben jij voor een van deze vacatures de beste kandidaat? Wacht dan geen minuut langer meer maar solliciteer direct.

Hoe kom ik aan de slag in de secretariële sector?

Er zijn verschillende opleidingen en cursussen die je kunt volgen om aan de slag te kunnen gaan binnen de secretariële sector. Je kunt jezelf op verschillende niveaus ontwikkelen.

Zo is er op het mbo een opleiding tot secretaresse op niveau 3. Alles wat van belang is om een goede secretaresse te worden komen in deze opleiding aan bod. Je leert plannen, organiseren en hoe je om kunt gaan met zakelijke correspondentie. Daarnaast ontwikkel jij jouw communicatieve vaardigheden. Met een mbo Secretaresse niveau 3 diploma op zak kun je doorstuderen aan de opleiding mbo Managementassistent/Directiesecretaresse niveau 4. Tijdens deze studie leer jij hoe jij directeuren en managers weet te ontzien van hetgeen wat zij allemaal al aan hun hoofd hebben. Je leert hoe je hen kunt ondersteunen en ervoor kunt zorgen dat alles op het kantoor vlekkeloos verloopt. Het is mogelijk om jezelf nog verder te specialiseren. Zo kun je, je specialiseren tot bijvoorbeeld juridisch secretaresse. Daarvoor is extra studie benodigd. Uiteraard hangt het mede af van jouw werkervaring en kwaliteiten waarover je beschikt met welke snelheid je door kunt groeien naar een functie van bijvoorbeeld directiesecretaresse. Het is ook mogelijk om op het hbo te studeren voor een secretariële functie. Zo kun je op het hbo ook een opleiding tot directiesecretaresse volgen maar je kunt ook kiezen voor een opleiding tot office manager. Te volgen opleidingen zijn onder andere Bedrijfskunde MER of Human Resources Management. Naast opleidingen kun je ook heel veel cursussen volgen om jezelf verder te ontwikkelen op secretarieel vlak. Door een cursus te volgen geef jij je carriere een opkikker en fris jij je kennis en vaardigheden weer even op.

Voorbeelden van cursussen die je kunt volgen zijn:

• Talen zoals Duits, Engels, Frans etc. mocht jouw functie dit van jou vragen
• Een assertiviteitscursus
• MS Office cursussen zoals Excel, Word en Outlook
• Ook kan het van pas komen om social media cursussen te volgen zoals een cursus omtrent het gebruik van Facebook of LinkedIn voor bedrijven
• Een cursus leidinggeven
• Cursussen in Powerpoint of Prezi zodat jij ook goed wordt in het maken van presentaties.

Naast deze cursussen zijn er nog heel veel meer cursussen die jij kunt volgen om jezelf verder te ontwikkelen. Bedenk goed welke cursus jou in welk opzicht iets op kan leveren. Op die manier is de kans groot dat voor jou de juiste cursus kiest en er ook het meeste uit kunt halen.

Doorgroeimogelijkheden?

Het is mogelijk om van niveau 3 waar je opgeleid wordt tot secretaresse een stap hoger te nemen naar directiesecretaresse op niveau 4. Daarnaast kun je altijd na het mbo ervoor kiezen aan het hbo verder te studeren. Daarnaast kun je, zoals eerder aangegeven, heel veel verschillende cursussen volgen. Dit alles kan ervoor zorgen dat jij je eigen mogelijkheid tot doorgroeien verder vergroot. Je kunt uiteraard ook binnen een functie doorgroeien. Zo is het krijgen van meer verantwoordelijkheid daar een goed voorbeeld van. Wat wij bij uitzendbureau.nl vaak zeggen is, waar een wil is, is een weg. Laat jezelf dus zeker niet tegenhouden maar kies voor het pad waarin jij zelf het meest gelooft. Maak er het beste van. Wij van uitzendbureau.nl wensen jou veel succes met solliciteren maar weten zeker dat jij een leuke uitdaging gaat vinden bij ons.