Office manager vacatures in Alkmaar

Wat je gaat doen

Je functie als office manager omvat een breed scala aan verantwoordelijkheden die bijdragen aan het soepel functioneren van de adviescommissies en besturen van de recreatieschappen in Noord-Holland. Je bent een georganiseerde en proactieve professional die nauwkeurig werkt en goed kan omgaan met deadlines. Met jouw ervaring in administratieve ondersteuning en kennis van tools zoals Microsoft Office, SharePoint en iBabs, zorg je ervoor dat vergaderingen efficiënt worden voorbereid en afgehandeld. Daarnaast speel je een rol in het verbeteren van werkprocessen en het beheren van dossiers volgens de geldende regels.

Wat je gaat doen:

• Vergaderingen voorbereiden: aanvullen van stukken, toevoegen van achtergrondinformatie en signaleren van aandachtspunten.
• Besluiten afhandelen: zorgen voor een correcte verwerking en opvolging van genomen besluiten.
• Relatiebeheer: contact onderhouden met bestuurders en zorgen dat de juiste mensen aan tafel zitten.
• Administratieve processen verbeteren: voorstellen doen om werkprocessen efficiënter in te richten.
• Dossiers beheren: gegevens verzamelen, ordenen en up-to-date houden volgens de geldende regels.

Wat we je bieden

Bij ons krijg je de kans om je vaardigheden in te zetten en verder te ontwikkelen in een dynamische, politieke omgeving. We bieden niet alleen een uitdagende functie, maar ook aantrekkelijke voorwaarden die aansluiten bij jouw ambities.

• Salaris tussen €16,95 en €23,74 per uur.
• Tijdelijk contract met mogelijkheid tot verlenging.
• Parttime functie van 19 tot 20 uur per week.
• 100% vergoeding van OV-kosten (2e klasse).
• Toegang tot trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden.
• Werken in een betrokken en professioneel team.

Functie-eisen

We zoeken een gestructureerde en communicatieve managementassistent met oog voor detail.

• Ervaring met Microsoft Office, SharePoint en iBabs.
• Kennis van archiefplicht en AVG-regelgeving.
• Minimaal MBO 3/4 diploma in een administratieve richting.
• Relevante werkervaring als managementassistent.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Over het bedrijf Bij de provincie werken zo’n 1.400 mensen elke dag aan een mooie, plezierige en veilige woon- en werkomgeving voor bijna 3 miljoen Noord-Hollanders. Dat doen we niet alleen, maar samen. Met partners, andere overheden en het Rijk. En natuurlijk met de Noord-Hollanders.
Jouw nieuwe collega’s zijn denkers en doeners. Samen hebben we enorm veel kennis. Over natuur, infrastructuur, milieu en wonen, om maar eens wat te noemen. En waar we die kennis nog niet in huis hebben, binden we die aan onze organisatie. Bovendien zijn we altijd in ontwikkeling. We leren iedere dag bij, ook omdat ons werk steeds verandert. Zo zijn data-analyses tegenwoordig niet meer weg te denken en kijken we verder dan de directe collega’s om ons heen. Binnen de organisatie, maar ook daarbuiten. Regionaal werken wordt steeds belangrijker. Dit gaat allemaal vaak goed, soms met vallen en opstaan. Dat maakt ons werk zo boeiend.
Werken bij Noord-Holland betekent ook werken in een politieke omgeving. Provinciale Staten, de volksvertegenwoordigers van Noord-Holland, zijn namelijk onze hoogste baas. Gedeputeerde Staten, het dagelijks bestuur van de provincie, voeren het coalitieakkoord ‘Verbindend vooruit’ uit. Dit zorgt ervoor dat je nauw betrokken bent bij het politieke besluitvormingsproces en dat vraagt integer handelen. Een thema dat belangrijk is bij de provincie. Dat merk je al tijdens ons uitgebreide introductieprogramma.