Ben jij de doortastende spil die rust brengt in het opstarten van een nieuw rijksprogramma gericht op de Europese Unie en duurzame bouwopgaven? Het Directoraat-Generaal Volkshuisvesting en Bouwen breidt uit met een dedicated staf voor de programmadirecteur, gezant duurzaam bouwen en senior beleidsadviseurs. Binnen deze tijdelijke eenheid (looptijd circa 4 jaar) ontstaat een vacature voor een veelzijdige Officemanager / Executive Assistant met gevoel voor politieke verhoudingen.
In deze functie leg je het fundament voor de dagelijkse werkwijze van het pas gevormde programmateam. Je ontlast de programmaleiding op logistiek en secretarieel vlak, met het oog op dossiers rond het aanstaande EU-voorzitterschap.
- Agenda-coördinatie: Je voert strakke regie over de werkagenda's van de programmadirecteur en de gezant duurzaam bouwen, inclusief het inplannen van complexe, meertalige overlegmomenten.
- Schakelnetwerk onderhouden: Je vormt het aanspreekpunt voor kabinetten, ministeries, medeoverheden, de Europese Commissie en buitenlandse delegaties.
- Facilitaire logistiek: Je bent verantwoordelijk voor zaalreserveringen, het aanmelden van internationale bezoekers en de voorzieningen rondom werksessies.
- Informatiedistributie: Je reguleert de stroom van ambtelijke stukken, vergadersets en dossiers ter voorbereiding op Europese besluitvormingsgremiums.
- Organisatie-opbouw: Je helpt het werkproces van deze nieuwe projectstructuur verder vorm te geven en praktisch in te richten.
De organisatie
Het werkterrein bevindt zich bij het Directoraat-Generaal Volkshuisvesting en Bouwen aan de Turfmarkt in Den Haag.
De eenheid speelt direct in op Europese regelgeving en initiatieven rondom de gebouwde omgeving. Mijlpaal in het meerjarige traject is het toewerken naar het Nederlands voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie. Je belandt in een verkennende opbouwfase waarin initiatief, improvisatievermogen en collegiale samenwerking essentieel zijn.
Wat zoeken wij?
Wij zoeken een benaderbare, doortastende ondersteuner die ruime vlieguren heeft gemaakt op hoogambtelijk niveau en makkelijk manoeuvreert tussen diverse belanghebbenden.
- Opleiding: Aantoonbaar MBO+ opleidingsniveau (bijvoorbeeld richting Directiesecretaresse of Managementondersteuning).
- Achtergrond: Ten minste 5 jaar ervaring in hoogwaardige managementondersteuning, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid of diplomatieke dienst.
- Taalbeheersing: Uitstekend in het Nederlands; vaardigheid in de Engelse taal (spreken en schrijven) is een nadrukkelijke plus.
- Systemen: Uitgebreide routine in het werken met MS Outlook, MS Teams en facilitaire beheersystemen.
- Competenties: Discreet, proactief, uitstekende communicatieve eigenschappen en een flexibele werkhouding bij veranderende kantoordynamiek.
- Een salaris van € 19,86 tot € 25,55 bruto per uur;
- Opdracht voor 12 maanden, met optie tot verlenging;
- Baan voor 32 - 36 uur per week;
- Een volledige OV-reiskostenvergoeding;
- Een eindejaarsuitkering van 8,5%;
- Toegang tot de YC University;
- Een waardevolle ervaring binnen de Rijksoverheid.
- Minimaal MBO werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van managementondersteuning en/of vergelijkbare functie;
- Je hebt aantoonbare kennis van systemen als Outlook en/of vergaderzalenreserveringssysteem en/of systemen om bezoekers aan te melden;
- Je hebt ervaring met agendabeheer;
- Je kan snel schakelen en hebt goede communicatieve vaardigheden
- Je spreekt vloeiend Nederlands
€19,86 - €25,55 per uur