Als Medewerker Managementondersteuning vervul je een cruciale rol in het verzorgen van volledige organisatorische ondersteuning voor de manager en secretariële assistentie binnen de organisatorische eenheid. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda, het inschatten van correspondentie, het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, het notuleren en archiveren van verslagen en relevante documentatie. Daarnaast fungeer je als eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen en bereid je ontvangsten en begeleiding van (buitenlands) bezoek voor.
Wat we biedenWe bieden een tijdelijk dienstverband aan voor 1 jaar met optie tot verlenging, voor een fulltime functie van 38 uur per week. Het salaris is ingeschaald in schaal 6.7, wat neerkomt op €19,86 bruto per uur.
Het Ministerie van Defensie vergoedt een deel van jouw reiskosten vanaf 10 km enkele reis.
Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste recruiters & HR-Consultants;
Een opbouw van vakantiedagen bij een fulltime dienstverband van 10,87%;
Een bijdrage aan jouw persoonlijke ontwikkeling via trainingen via de online RGF Academy.
Aanvullende informatie:
Je kunt beginnen op basis van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), wat betekent dat je snel kunt starten. Achter de schermen wordt ook een veiligheidsonderzoek op B-niveau uitgevoerd door de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD). Houd rekening met een doorlooptijd van gemiddeld 8 weken.
Voor meer informatie over de inhoud van het screeningproces kun je hier kijken:
https://www.defensie.nl/onderwerpen/militaire-inlichtingen-en-veiligheid/veiligheidsonderzoek
De ideale kandidaat beschikt over kennis van managementondersteunende methoden en werkwijzen, ervaring met archiverings- en documentatietechnieken, en bekendheid met kantoorautomatiseringssystemen, inclusief Office applicaties, SharePoint portal en SAP. Daarnaast is begrip van interne administratieve procedures, regelgeving, taakstellingen en organisatiestructuren vereist.
Wensen:
Een MBO werk- en denkniveau wordt gewaardeerd, evenals affiniteit met ICT en basiskennis van de organisatie en werkwijze van het Defensieonderdeel. Vertrouwdheid met administratieve procedures en voorschriften is ook een pluspunt.
Competenties:
De geschikte kandidaat beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en heeft het vermogen om derden professioneel te woord te staan. Vaardigheden op het gebied van archiefbeheer, rapportages, notuleren en het opstellen van documenten zijn essentieel, evenals sociale vaardigheden en het vermogen om te plannen, organiseren en coördineren. Kennis van office applicaties wordt beschouwd als een pre.
Onze organisatie binnen Defensie, gevestigd in Den Helder, is dynamisch en gericht op het ondersteunen van management en het faciliteren van een efficiënte werkomgeving. Als Medewerker Managementondersteuning speel je een cruciale rol in het waarborgen van de operationele continuïteit en het soepel verlopen van administratieve processen.
3441 - 3442