Ben jij een echte duizendpoot? Lees snel verder!
Voor de IND in Utrecht zijn we op zoek naar een administratef ondersteuner.
"Als managementondersteuner ga je als een duizendpoot te werk binnen een dynamische omgeving, waarbij de focus ligt op het plannen, organiseren én het ontzorgen van het Management. Het werk is veelzijdig, iedere dag is anders".
Je werkt samen met een directie collega, jullie vervangen elkaar. Je bent breed inzetbaar, beheert agenda's en draagt actief bij aan een goed draaiend secretariaat. Als ondersteuner van het Managementteam organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen, van verzending uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reservering vergaderruimte, tot facilitaire voorzieningen. Je completeert en archiveert vergaderstukken. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Eventuele knelpunten die zich voordoen tijdens het uitvoeren van je werk, signaleer je tijdig en je draagt hiervoor verbeteringen aan. Als teamlid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, je schat hierbij belang en urgentie van deze correspondentie in en zorgt voor een tijdige doorgeleiding van stukken. Daarnaast maak je nieuwsbrieven en deel je informatie-items met alle medewerkers van Utrecht. In voorkomende gevallen lever je een bijdrage aan andere, al dan niet administratieve, werkzaamheden.
De hoofdelementen in jouw rol zijn:
- Optreden als aanspreekpunt voor secretarieel-organisatorische en administratieve zaken;
- Notuleren, het is belangrijk dat je hier ervaring mee hebt.
- Het beheren van agenda's en het verstrekken van informatie;
- Opstellen van nieuwsbrieven.
- Een uitdagende fulltime baan voor 36 uur per week;
- Bruto uurloon van € 16,40 en € 20,46 (BBRA schaal 6 - inschaling is op basis van jaren relevante werkervaring);
- Volledige reiskostenvergoeding wanneer je reist met het OV, met de auto €0,07 per km en met de fiets €0,21 per km;
- In eerste instantie een tijdelijk contract van 6 maanden met een kans op verlenging bij goed functioneren;
- Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) zal moeten worden aangevraagd, dit zullen wij voor je regelen;
- De mogelijkheid om vele cursussen en trainingen te volgen via ons online platform Goodhabitz en OnlineAcademy.
- Je hebt aantoonbaar MBO werk- en denkniveau. Bij voorkeur heb je een secretariële opleiding gevolgd (bv. Schoevers);
- Kennis van de IND-systemen en ervaring in het ondersteunen van managers (binnen de Rijksoverheid) is een pré;
- Je bent planmatig sterk, werkt accuraat en je beschikt over een flexibele en service verlenende instelling
- Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen;
- Je hebt goede communicatieve vaardigheden: je spreekt vloeiend Nederlands (in woord en geschrift) en stemt zaken goed af;
- Je kunt goed omgaan met tijdsdruk en blijft effectief functioneren bij veranderingen of spanning;
- Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
Jouw competenties?
- Integriteit
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid
- Voortgangscontrole
- Plannen en organiseren
- Organisatiesensitiviteit
- Samenwerken
De directie A&B beslist over asielaanvragen, evenals over zaken waarin mensen met een asielstatus familieleden naar Nederland willen laten overkomen en over herbeoordelingen van vergunningen. We gaan op een professionele, doelmatige en respectvolle manier te werk om onze klant duidelijkheid te geven over zijn toekomst. Tijdig en zorgvuldig beslissen: daar draait het om. Daarom vinden we het belangrijk dat we de klant en de (asiel)keten goed kennen, en werken we met gemotiveerde, integere en flexibele medewerkers. We werken dan ook nauw samen met partners zoals het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA), de politie en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V). Wij werken in een internationaal georiënteerde omgeving.
16.4 - 20.46