Overheid vacatures in Den Haag

Voor de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) in Den Haag zijn wij opzoek naar een directiesecretaresse. Lees snel verder!

Wat ga je doen?

"Bij de directie Asiel & Bescherming is geen één dag hetzelfde. Als directiesecretaresse zijn er diverse werkzaamheden wat het werk leuk maakt. Er moet veel zorg gedragen worden voor complexe agenda's, voor het prioriteren van de afspraken en directeuren op tijd informeren over lopende (urgente) zaken. Het is de bedoeling dat de directeuren geen omkijk hebben naar hun agenda en dat ze precies weten waar ze moeten zijn. Ze kunnen van het directiesecretariaat verwachten dat de agenda's up to date zijn! Daarnaast is het secretariaat een laagdrempelig team waarbij dienstverlening op nummer één staat. Deze dienstverlening is niet alleen gericht op het tactisch managementteam, maar ook op de operationele managers en medewerkers van A&B. Het interessante als directiesecretaresse bij A&B is de diversiteit en veelzijdigheid, veel contact met diverse organisaties en de waardering voor het werk wat je doet". - quote van Els, directiesecretaresse bij A&B

Je draagt samen met je collega's - zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de MT-leden van de directie A&B. Daarnaast werk je regelmatig samen met de verschillende secretaresses binnen jouw directie en binnen de IND.

Als directiesecretaresse vorm je als het ware de 'toegangspoort' tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda (in Outlook i.c.m. Met Webex) van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Waar nodig zet je verzoeken uit tot annotaties voor de verschillende overleggen bij de betrokken adviseurs. Daarnaast kan het voorkomen dat je de mailbox van de MT-leden beheert en dat er tijdens overleggen wordt gevraagd om te notuleren.

Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijk informatie en gegevens. Je weet informatie en in-/uitgaande post op urgentie in te schatten.

Je zet de stukken voor de overleggen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBabs) of een andere manier van digitale vergadervoorbereiding. Je voert documenten in het digitale postsysteem (DigiJust) op en bewaakt de voortgang van de documentenstroom. Je ondersteunt de MT-leden op het gebied van financiële administratie (Leonardo en Topdesk) en organiseert externe locaties voor bijeenkomsten (via Meetingselect).

Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• In een ondersteunde rol om te zorgen dat MT-leden hun taken goed kunnen uitvoeren;
• In een anticiperende rol om te zorgen dat de administratieve processen op orde zijn;
• In een proactieve en collegiale rol om het secretariaat een geoliede machine te laten zijn.

Het leukste aan deze functie is dat je MT-leden zelfstandig ondersteunt en daarnaast onderdeel bent van een secretariaat waarin nauw met elkaar wordt samengewerkt om de directie zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed zijn/haar mannetje weet te staan.

• Een uitdagende functie bij de rijksoverheid die zowel voor 36 uur per week (fulltime) of 32 uur (parttime) ingevuld kan worden;
• Een bruto uurloon van €17,27 en € 22,30 (BBRA schaal 7 - inschaling is op basis van jaren relevante werkervaring);
• Volledige reiskostenvergoeding wanneer je reist met het OV, met de auto € 0,07 per km en met de fiets € 0,20 per km;
• Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) zal moeten worden aangevraagd, dit zullen wij voor je regelen;
• Een tijdelijk contract van 6 maanden via Start People, waarbij de mogelijkheid op verlenging bestaat.

Herken jij jezelf hierin?

• Bij voorkeur minimaal 2 jaar succesvolle ervaring als secretaresse/ directiesecretaresse/managementondersteuner;
• Beschikt minimaal over een MBO werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur een secretariële opleiding gevolgd;
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en dat zien wij graag in jouw motivatiebrief terug;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met het werken bij de Rijksoverheid en het werken in een complexe en dynamische werkomgeving;
• Aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (MS Office, Webex, iBabs, Digijust, Leonardo);
• Je bent in staat om nieuwe procedures en systemen snel eigen te maken;
• Je bent flexibel en collegiaal, bereid zelf door te ontwikkelen en een bijdrage te leveren aan het verder professionaliseren van het secretariaat;
• Vanwege het hybride werken vinden wij het belangrijk dat je je werk zelfstandig uitvoert.

Directie Asiel & Bescherming (A&B):

De directie A&B beslist over asielaanvragen, over zaken waarin mensen met een asielstatus familieleden naar Nederland willen laten overkomen, en over herbeoordelingen van vergunningen. We gaan op een professionele, doelmatige en respectvolle manier te werk om onze klant duidelijkheid te geven over zijn toekomst. Tijdig en zorgvuldig beslissen: daar draait het om. Daarom vinden we het belangrijk dat we de klant en de (asiel)keten goed kennen, en werken we met gemotiveerde, integere en flexibele medewerkers. We werken dan ook nauw samen met partners zoals het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA), de politie en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V).