Wil jij als georganiseerde regelaar zowel bijdragen aan een belangrijk rijksprogramma als de dagelijkse managementondersteuning van ons agentschap verzorgen? De Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek (RBL) in Den Haag, onderdeel van het ministerie van BZK, heeft een tijdelijke vacature voor een veelzijdige secretaresse. Binnen deze opdracht verdeel je jouw tijd tussen het programmabureau "Samen veilig, samen weerbaar" en de brede ondersteuning van ons management.
Als secretaresse ben je een belangrijke organisatorische spil. Je besteedt gemiddeld 8 uur per week aan het programma rondom het O&F-traject, terwijl je de overige uren inzet voor de directies Rijksbeveiliging, Rijkslogistiek en Bedrijfsvoering.
- Programma-ondersteuning (ca. 8 uur/week): Je richt je op de organisatorische basis van het programmabureau. Je stelt agenda's op, regelt overlegruimtes, verzorgt de documentatie en bent aanwezig voor de verslaglegging tijdens de vast geplande overlegmomenten (donderdag van 11.00 tot 12.30 uur).
- Secretariaat & Mailboxbeheer: Je verwerkt inkomende verzoeken via de centrale mailbox, ondersteunt managers bij hun agenda- en afsprakenbeheer en plant bijeenkomsten inclusief de benodigde faciliteiten.
- Notuleren & Voortgang: Je bereidt vergaderingen voor, maakt actie- en besluitenlijsten en bewaakt zelfstandig de opvolging van afspraken door het team.
- Administratieve Bedrijfsvoering: Je ondersteunt bij uiteenlopende administratieve processen binnen RBL en springt flexibel in wanneer de behoefte of prioriteiten in de organisatie veranderen.
Waar ga je werken?
Je versterkt het team van de Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek (RBL) aan de vestiging in Den Haag. RBL is als agentschap van het ministerie van BZK verantwoordelijk voor de beveiliging van overheidslocaties en -evenementen én het beveiligde transport van gerubriceerde post binnen de gehele Rijksoverheid.
Je komt te werken in een collegiale en bewegende omgeving waar samenwerking, betrouwbaarheid en kwaliteit vooropstaan. Je werkt intensief samen met managers, projectleden en collega's van de verschillende ondersteunende disciplines.
Wie ben jij?
Jij bent een enthousiaste, communicatieve ondersteuner met een dienstverlenende instelling die rust brengt in een veranderlijke omgeving en het overzicht behoudt.
- Werk- en Denkniveau: Je beschikt over een MBO+ werk- en denkniveau.
- Ervaring: Je hebt ervaring opgebouwd in een soortgelijke functie binnen managementondersteuning, het secretariaat of administratieve procesbegeleiding.
- Digitale Vaardigheden: Je kunt uitstekend overweg met geautomatiseerde systemen zoals MS Outlook, Teams en Word.
- Eigenschappen: Je werkt nauwkeurig, denkt actief mee met managers en neemt initiatief om zaken tijdig te regelen.
- Communicatie: Je drukt je helder en professioneel uit, zowel mondeling als op schrift, en kunt goed omgaan met wisselende werkdruk en prioriteiten.
- Een salaris in schaal 6 van € 18,87 tot € 23,47 bruto per uur;
- Een baan voor 32 t/m 36 uur per week in Den Haag;
- Een opdracht voor 6 maanden met optie tot verlenging;
- Volledige ov reiskosten vergoeding;
- Een eindejaarsuitkering van 8,5%;
- Thuiswerkvergoeding van €2,45 per dag;
- Gelijkwaardige beloning conform CAO Rijk;
- Toegang tot de YC skills voor jouw ontwikkeling;
- Je hebt minimaal mbo4 werk- en denkniveau;
- Je hebt aantoonbare werkervaring in managementondersteuning, secretariaatswerkzaamheden of administratieve procesbegeleiding.
- Kennis van Microsoft Office (Outlook, Teams en Word);
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
- Je spreekt vloeiend Nederlands;
€18,87 - €23,47 per uur