Zoek jij een veelzijdige en dynamische spilfunctie binnen een maatschappelijk en politiek relevant werkveld? Als directiesecretaresse bij de Rijksoverheid in Den Haag ben jij verantwoordelijk voor de volledige secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning van de Directie Sub-Sahara Afrika (DAF) en een van de onderliggende afdelingen. Je onderhoudt intensief contact met ambassades in Den Haag en Nederlandse diplomatieke posten in het buitenland, wat zorgt voor een uitdagende rol met een internationaal karakter.
Waar ga je aan de slag?
Afrika staat volop in de belangstelling van het parlement, de pers en het publiek. Binnen de directie Sub-Sahara Afrika (DAF) komen politieke betrekkingen, economische diplomatie en ontwikkelingssamenwerking samen. Binnen deze context schakel je met het departement, de posten in de regio, de Tweede Kamer, maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven, de EU en diverse internationale en diplomatieke vertegenwoordigingen.
Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse ontzorg je de afdelingsleiding en zorg je voor een vlekkeloze secretariële en organisatorische bedrijfsvoering.
Jouw takenpakket omvat onder meer:
- Agendabeheer & Prioritering: Het proactief en efficiënt beheren van de agenda van het afdelingshoofd, inclusief het bewaken van de dagelijkse planning en termijnen.
- Informatie- en Mailboxbeheer: Het monitoren en beheren van de centrale mailboxen, het zelfstandig afhandelen van vraagstukken, het filteren van berichten en het correct doorgeleiden van correspondentie en telefoonverkeer.
- Vergaderondersteuning & Verslaglegging: Het voorbereiden en bijwonen van overleggen, het verzorgen van de verslaglegging en het tijdig verzamelen van de bijbehorende vergaderstukken.
- Logistiek & Evenementenorganisatie: Het organisatorisch ondersteunen bij evenementen en bijeenkomsten, waaronder het boeken van locaties, het versturen van uitnodigingen en de logistieke afhandeling op de dag zelf.
- Correspondentie & Ontvangst: Het ondersteunen bij het opstellen van officiële documenten zoals note verbales, nota's en brieven, evenals het aanmelden, ontvangen en begeleiden van nationale en internationale bezoekers.
Kenmerken:
Binnen DAF krijg je de ruimte en vrijheid om taken op te pakken die passen bij jouw kwaliteiten. Je durft beslissingen te nemen en beschikt over een proactieve werkhouding. Hybride werken (deels op het departement in Den Haag en deels vanuit huis) behoort tot de mogelijkheden.
Wat wij bieden- Een bruto uurloon van 18,81 in schaal 6 conform cao Rijk
- Een directe opdracht t/m april 2027
- Een werkweek van 36 uur
- De mogelijkheid tot hybride werken
- Een volledige OV-reiskostenvergoeding
- Een eindejaarsuitkering van 8,5%
- Toegang tot de YC University voor persoonlijke ontwikkeling
- Een waardevolle ervaring binnen de Rijksoverheid
- Minimaal een diploma mbo niveau 4;
- Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring met bovengenoemde taken;
- Je beschikt over zeer goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, zowel in woord als schrift;
- Klantgerichtheid laat je zien door duidelijk te zijn over mogelijkheden en onmogelijkheden, wensen van klanten te voorzien en daarop in te spelen en de balans tussen klantgerichtheid en assertiviteit goed te bewaken;
€18,87 - €23,47 per uur