Afdeling
De afdeling Bedrijfsvoering werkt vraaggericht en levert ondersteuning en kwalitatief hoogwaardig en integraal advies aan alle afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie. Bedrijfsvoering doet dit om ervoor te zorgen dat de gemeente Leidschendam-Voorburg haar beleidsdoelen haalt binnen de beschikbare middelen en de gestelde kaders. De medewerkers van Bedrijfsvoering zijn onafhankelijk en geven professioneel advies en ondersteuning op basis van wet- en regelgeving en bestuurlijke- en organisatiedoelen. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo'n 100 medewerkers.
De opdracht
Het Team Financiële Administratie bestaat uit 22 medewerkers met momenteel een aantal externen inhuurkrachten wegens de verdere primaire ontwikkeling van het centrale Financiële pakket Unit4-ERPx welke operationeel is vanaf 1 januari 2024. Ben jij de financieel administratief professional die ervoor zorgt dat we de jaarrekening 2025 tijdig gaan opleveren, met een sluitende administratie én samen de basis leggen voor een solide begroting 2026? Voor deze tijdelijke werkzaamheden hebben wij aanvullende ondersteuning nodig om piekbelasting in de financiële administratie op te vangen voornamelijk op het gebied van het Sociaal Domein en verantwoording op gebied van Single Informatie Singel Audit (SiSA's) voor de specifieke uitkeringen aan medeoverheden. Dit houdt in dat alle SISA regelingen, gemeente breed, in kaart worden gebracht en gezorgd wordt dat er een uitgewerkt plan ligt zodat voor iedereen duidelijk is wat er nodig is om deze verantwoordingen tijdig en volledig aan te leveren. Tevens wordt er van de professional verwacht dat deze mee denkt in het inzichtelijk maken van de werkzaamheden binnen de afdeling, en hiervoor ook aanbevelingen zal doen.
De onderste resultaten
- Resultaat 1 - Evaluatierapport van bevindingen 2024:
Het opstellen en opleveren van een evaluatie over de beheersing en oplevering van de Sisa regelingen 2024 van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Wat kunnen we leren uit het proces 2024. - Resultaat 2 - Verbeterplan Sisa's 2025:
Het opleveren van een inhoudelijk verbeter en beheersplan voor de gemeente Leidschendam-Voorburg vanuit de evaluatie over de opzet en beheersing van de lopende Sisa regelingen 2025 in samenwerking met de proceseigenaar en de financieel adviseurs. - Resultaat 3 - Tussentijdse rapportages en managementinformatie Sisa's 2025:
Het opstellen en aanleveren van overzichten met gecontroleerde cijfers en toelichtingen op afwijkingen, waarmee de interne managementrapportages en kwartaalrapportages gevoed worden voor bijstelling van de ramingen 2025. - Resultaat 4 - Procesverbetering Unit4 ERPx:
Het in kaart brengen van de procesknelpunten binnen Unit4 ERPx die het verwerken van financiële administratie t.b.v. De sisa regelingen belemmeren, en het aanleveren van een verbetervoorstel met oplossingsrichtingen voor ieder knelpunt in samenspraak met de proceseigenaar en de financieel adviseur per Sisa regeling. - Resultaat 5 - Jaarafsluiting 2025:
Het correct en tijdig verwerken en afronden van financiële mutaties over 2025 in Unit4 ERPx, resulterend in een complete en controleerbare administratie. Doelstelling is dat eind februari 2026 alle balansspecificaties, tussenrekeningen en memoriaalboekingen opgesteld en gedocumenteerd ten behoeve van de oplevering van de benodigde gegevens voor de Sisa regelingen 2025.
- Uiterlijk beschikbaar om te starten in juli 2025 voor 36 uur p/w uur per week voor de gehele duur van de opdracht incl. mogelijke verlengingsopties;
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen van SISA regelingen binnen de gemeentelijke organisatie;
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar met Unit4-ERPx en workflowtaken binnen dit systeem;
Functiewensen
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met Unit4-ERPx en workflowtaken binnen dit systeem;
- Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden specifiek in het Sociaal Domein of Gebiedsontwikkeling;
- Aantoonbare werkervaring met procesverbetering en het optimaliseren van digitale administraties, benoem een referentieproject waarin dit is gedaan;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van SISA regelingen binnen de gemeentelijke organisatie;
- Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting Bedrijfskunde, Financiën of Accountancy .;