Secretariële vacatures in Utrecht

Ben jij een mensen- en notariaatsminnaar die graag (kandidaat-)notarissen ondersteunt bij dossierbeheer en bezoekers hartelijk ontvangt? Dan is deze functie perfect voor jou!

Over het bedrijf

Onze notarispraktijk is een vertrouwde partner voor juridische ondersteuning op cruciale momenten in het leven. We specialiseren ons in familierecht, onroerend goed en ondernemingsrecht, en bieden onze klanten betrokken en toegankelijke begeleiding.

Ons werk heeft echte betekenis. De juridische vraagstukken van onze klanten raken hen diep. Daarom bieden we niet alleen juridische expertise, maar ook persoonlijke aandacht, heldere communicatie en professionele ondersteuning van begin tot eind.

Over de functie

Jij draagt samen met de notaris en jouw collega's zorg voor het volledige proces dat onze klanten bij ons doorlopen. Jij bent verantwoordelijk voor:

• het aanmaken van dossiers;
• het passeer-klaar maken van de akten;
• het bijhouden en inschrijven van akten in het (digitale) repertorium;
• de correspondentie;
• het verwerken van binnenkomende gegevens en het maken van afspraken met onze klanten;
• het begeleiden van onze klanten;
• de nazorg van dossiers (het versturen van digitale afschriften naar cliënten);
• het opstellen van eenvoudige akten.

Jij werkt nauw samen met alle collega's om onze klanten optimaal te ondersteunen en onze interne processen voortdurend te verbeteren.

Het is belangrijk dat onze receptie altijd goed bemand is. Het kan daar druk zijn, dus wij springen als collega's in bij onze vaste receptioniste. Daarom zal jij ook een deel van jouw tijd doorbrengen aan de receptie.

De taken die daarbij horen:

• Jij bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, zowel aan de balie als aan de telefoon en mogelijk ook per mail.
• Jij verzorgt een prettig ontvangst van klanten en voorziet hen van lekker bakje koffie of thee.
• Jij beheert de algemene kantooragenda en e-mailbox.
• Jij handelt inkomende en uitgaande post af.
• Jij controleert en signaleert de identificatie van klanten.
• Jij houdt het inschrijven van akten in het (digitale) repertorium bij.
• Jij zorgt ervoor dat de spreekkamers en keuken netjes zijn en de voorraden zijn besteld en bijgevuld.

Wat bieden wij jou

• Je start met een jaarcontract dat we graag verlengen of omzetten naar een vast contract.
• Fulltime of parttime in overleg. Aanwezigheid op vrijdag is verplicht, op woensdag gewenst.
• Je salaris is afhankelijk van je ervaring.
• We delen graag onze winst met je, afhankelijk van het jaarresultaat.
• Je hebt 25 vakantiedagen per jaar (op fulltime basis).
• Je krijgt Goede Vrijdag vrij en op je verjaardag krijg je de middag vrij als deze op een vaste werkdag valt.

Wat vragen wij van jou

• Ervaring met werken op een notariskantoor is een voordeel.
• MBO niveau 4 juridische opleiding (bij voorkeur afgerond).
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en vloeiend Nederlands. Goede beheersing van Engels is een pré.
• Goed georganiseerd, nauwkeurig en sterk in het omgaan met deadlines en prioriteiten.
• Solide kennis van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) en notariële softwaresystemen.

Meer informatie