Administratieve vacatures in Leiden

Als Senior Administratief Medewerker vervul je een centrale en verbindende rol binnen de afdeling Beheer, Beleid Openbare Ruimte (BBOR). Je maakt deel uit van een team van vier collega’s in een vergelijkbare functie. Je ondersteunt primair de afdelingsmanager en draagt breder bij aan de ondersteuning van de afdeling. Je zorgt voor overzicht, structuur en voortgang en signaleert tijdig waar ondersteuning nodig is. - Je ondersteunt het managementteam bij de dagelijkse werkzaamheden, zoals agendabeheer, mailboxbeheer en het voorbereiden en coördineren van afspraken; - Je bent, samen met je team, aanspreekpunt voor de afdeling en coördineert inkomende vragen en verzoeken; - Je hebt de rol van contractbeheer en daarom beheer en administreer je contracten en zorg je voor een overzichtelijke archivering - Je coördineert en bewaakt afdelingsbrede processen, waaronder portfoliomanagement en de Bestuurlijke Agenda Zaken (BAZ). - Je ondersteunt financiële processen, zoals opdrachtbrieven, inkooporders en facturen; - Je beheert en actualiseert gegevens in Verseon en borgt de informatievoorziening; - Je stelt rapportages (o.a. Via QlikView) op en monitort meldingen en klachten. - Je coördineert onboarding en offboarding van medewerker, met aandacht voor zowel de organisatorische als de menselijke aspecten; - Je ondersteunt bij complexe dossiers, waaronder WOO-verzoeken.