Als managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag ben jij werkzaam op het secretariaat van DIO. Je zorgt ervoor dat het managementteam (MT) zich volledig kan focussen op hun werk: het bevorderen van de internationale handel. In deze rol schakel je snel, stel je de juiste prioriteiten en ben je het eerste aanspreekpunt van de afdeling. Jouw takenpakket is divers:
- MT-Support: Je voert complex agendabeheer uit voor de MT-leden. Je plant afspraken, organiseert (inter)nationale dienstreizen en stemt agenda's nauw af met andere MT-leden en bewindspersonen.
- Stukkenstroom & Administratie: Je stelt brieven en nota's op, beheert correspondentie en zorgt voor de digitale verspreiding van vergaderstukken via systemen zoals SWR.
- Directie-brede Ondersteuning: Je beheert de centrale postbus, adviseert collega's bij bedrijfsvoeringsvragen en regelt praktische zaken zoals ziek- en betermeldingen of attenties voor het team.
- Gastvrijheid: Je bent het eerste aanspreekpunt voor (internationale) bezoekers en handelt telefoongesprekken op een professionele en diplomatieke wijze af.
- Samenwerking: Je werkt nauw samen met je collega's op het secretariaat. Elkaar vervangen, scherp houden en ondersteunen is binnen dit team de standaard.
Wie zoeken wij?
Als managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag ben je gewend aan een drukke omgeving waar belangen soms hoog zijn en planningen snel kunnen veranderen. Je toont initiatief, bent flexibel en denkt altijd drie stappen vooruit.
Je voelt je thuis in een team waar sociale banden belangrijk zijn; je draagt graag bij aan de prettige en veilige werksfeer op het secretariaat. Je communiceert moeiteloos op verschillende niveaus. Je bent nauwkeurig in je werk en houdt ervan om zaken tot in de puntjes te regelen.
Waar ga je werken?
Als managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag ga je aan de slag bij de directie Internationaal Ondernemen (DIO) binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Deze directie werkt wereldwijd aan het versterken van de Nederlandse economie door handel en investeringen te bevorderen.
Je komt te werken in het team DIO/BE op een secretariaat dat bekendstaat om zijn actieve sociale cohesie. Naast hard werken is er veel aandacht voor teambuilding en leuke activiteiten. Vanwege het tijdelijk uitvallen van een collega zoeken we iemand die per direct kan instappen en zich snel wegwijs maakt binnen de organisatie.
Goed om te weten: De gesprekken staan gepland (onder voorbehoud) op 21 mei tussen 10:30 uur en 12:30 uur.
Wat wij bieden- Een bruto uurloon tussen € 19,34 en € 24,88.
- Een werkweek van 24 - 32 uur.
- Snel starten voor een periode tot 30 september, met mogelijke optie tot verlenging.
- Volledige vergoeding van je OV-reiskosten.
- Een eindejaarsuitkering van 8.5% bovenop je uurloon.
- Werk in het bruisende hart van Den Haag.
- De kans om bij de Rijksoverheid te werken.
- Toegang tot YC skills voor je ontwikkeling.
- Minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner.
- Kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel- administratieve procedures en voorschriften.
- Voldoende beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Outlook.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (C1) en een goede beheersing van de Engelse taal (minimaal B1).
- Je bent flexibel, toont initiatief en je kunt goed in een team werken.
€19,32 - €24,88 per uur