Administratieve vacatures in Leiden

Ben jij een managementassistent die energie krijgt van structuur, overzicht en regelen? In deze functie als managementassistent ondersteun je de directie binnen een technologiegerichte organisatie in de regio. Je houdt agenda’s strak georganiseerd, plant reizen en zorgt dat alles soepel loopt. Of je nu tijdelijk instapt of juist voor de lange termijn als managementassistent wilt groeien: beide opties zijn mogelijk. Wat ga je doen?

Als tijdelijke managementassistent ondersteun je 5 directieleden in een technische organisatie. Je belangrijkste taken zijn:

• Beheren en prioriteren van complexe agenda’s van meerdere directieleden
• Plannen en organiseren van vergaderingen en zakenreizen
• Voorbereiden van bijeenkomsten, notuleren en bijhouden van actielijsten
• Ontvangen van bezoekers en afstemmen met interne en externe contacten
• Ondersteunen bij correspondentie en administratieve werkzaamheden

In deze rol ondersteun je vijf directieleden en zorg je dat alles operationeel gezien soepel verloopt, zodat zij zich volledig op hun verantwoordelijkheden kunnen richten. Je bewaart overzicht, brengt structuur aan en blijft rustig wanneer er veel tegelijk speelt. Je werkt nauwkeurig, stelt de juiste prioriteiten en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, met oog voor je representatieve rol binnen en buiten de organisatie. Tegelijk ben je proactief: je denkt vooruit, signaleert knelpunten en pakt kansen om processen en ondersteuning te verbeteren.

Waar ga je werken?

Dit middelgrote Nederlandse technologiebedrijf is actief in de branche van slimme IT-oplossingen en innovatieve software voor onder andere mobiliteit, energie en overheid. Hoewel de kern technisch is, werken er ook veel mensen in ondersteunende rollen zoals administratie, ondersteuning en HR waar samenwerking en structuur centraal staan. De organisatie staat bekend om een open en collegiale werksfeer, waar je ook zonder technische achtergrond echt kunt bijdragen aan projecten die maatschappelijke impact hebben. Het kantoor is goed bereikbaar met zowel de auto als het openbaar vervoer, wat het een praktische en aantrekkelijke werkplek maakt.

Wie ben je?

Je vindt het leuk om anderen te ontzorgen en houdt overzicht, ook als het druk is. Je kunt waar nodig doortastend en proactief handelen. Prioriteiten stellen maar ook rust en overzicht creëren maken dat jij een betrouwbare kracht bent voor het 5-koppige directieteam.

• Je hebt mbo of hbo werk- en denkniveau
• Je hebt ruime ervaring met administratie, notuleren en opvolgen van bijeenkomsten
• Je bent ervaren in complex agendabeheer en het organiseren van reizen
• Je communiceert duidelijk in Nederlands en Engels

Wat mag je verwachten?

• Salaris tussen €3100 en €4200 bruto per maand (o.b.v. Fulltime) 
• Uren in overleg: 20 tot 40 uur per week
• Tijdelijke opdracht met kans op een langere aanstelling bij een goede match
• Goed bereikbaar kantoor
• 30 vakantiedagen per jaar (o.b.v. Fulltime)
• Opbouw van vakantiegeld
•