Secretaresse vacatures in Hoofddorp

Als Management Assistant sociaal domein zorg je dat alles achter de schermen soepel loopt voor directie en team. Je werkt als enige assistant in een hecht team van circa 20 vaste collega’s en veel betrokken vrijwilligers in Amsterdam.

Jij bent nauwkeurig, voelt goed aan wanneer er iets gedaan moet worden en wanneer je iets moet afstemmen of juist niet, je bent proactief en zelfstandig, en kan zeer goed prioriteiten stellen.

HR- en communicatietaken (ondersteunend):

• Bijhouden van website in Wordpress
• Ondersteuning bij indiensttreding van nieuwe medewerkers
• Bijhouden van personeelsdossiers
• Meewerken aan interne en externe communicatie

Administratieve ondersteuning:

• Verwerken, controleren en inboeken van declaraties en facturen in Basecone
• Ondersteunen bij het opstellen van contracten, overeenkomsten en documenten
• Verwerken en archiveren van belangrijke stukken in het digitale systeem

Secretariële ondersteuning:

• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team) overleggen

Organisatorisch:

• Regelen van facilitaire zaken zoals ICT-contacten, kantoorbenodigdheden en contact met de beheerder van het pand
• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en vrijwilligersactiviteiten
• Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening

Procesverbetering:

• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkwijzen en administratieve processen

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 16-20 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met vergelijkbare omvang
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma’s eigen te maken
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen

Onze opdrachtgever is een jonge groeiende organisatie werkzaam in het Sociaal Domein in Amsterdam, Amstelveen en Haarlemmermeer. Haar doelstelling is zorg- en dienstverlening te verbeteren door het inzetten van ervaringsdeskundige en hun de kans te geven te groeien. De ervaringsdeskundige hebben ervaringen in allerlei kwetsbaarheden: psychiatrie, verslaving, dak- en thuisloosheid, schulden, jeugdzorg, detentie etc. In een werkleertraject begeleiden zij groeps- en individuele herstelactiviteiten door heel Amsterdam en omliggende gemeenten. Het team bestaat op dit moment uit ongeveer 20 vaste medewerkers en zo'n 100 vrijwilligers. 

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 16-20 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met vergelijkbare omvang
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma’s eigen te maken
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen