Administratieve vacatures in Heemskerk

Als Managementassistent ben je de spil in het web van onze directie, waarbij je een cruciale rol speelt in de ondersteuning van het management. Je draagt bij aan een soepele planning, effectieve communicatie en de organisatie van evenementen. Jouw werk zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken van onze managers vlekkeloos verloopt, wat bijdraagt aan de algehele efficiëntie binnen onze organisatie.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Je zorgt onder andere met agendabeheer ervoor dat de dag van de directeur en manager vlekkeloos verloopt;
• Je bereidt MT-vergaderingen voor, helpt bij het opstellen van een agenda, en zorgt dat de stukken op tijd beschikbaar zijn (in ibabs);
• Je communiceert met de afdeling en je verzorgt correspondentie persoonlijk, via MSTeams & Outlook, telefoon en Signal;
• Je levert organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen, (kwartaal-)bijeenkomsten, afdelingsactiviteiten en je verzorgt mailing naar de collega’s;
• In afstemming met betrokkenen, voer je veelvoorkomende secretariële en/of administratieve werkzaamheden en je kunt een last-minute agenda wijziging soepel inpassen.

Klinkt dit als de perfecte uitdaging voor jou? Aarzel dan niet en solliciteer vandaag nog om deel uit te maken van onze vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en de toekomst bedient. We kijken uit naar jouw bijdrage aan ons team!

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Digitalisering bij gemeente Amsterdam

Bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Dat betekent dat wij als gemeente moeten blijven innoveren om een steeds sneller transformerende stad gepast te kunnen blijven coördineren en bedienen. Daarom digitaliseert het i-domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo. Zodat we een voorbeeldfunctie kunnen uitdragen in het op een veilige, verantwoorde en toekomstbestendige manier omgaan met technologie en informatie voor en in onze stad. Door een vooruitziende blik en inrichting van diensten, vormt de gemeente Amsterdam daarnaast een optimaal solide entiteit die bestand is tegen een toenemende dreiging van buitenaf voor ons digitale netwerk. Digitaliseren betekent hoofdzakelijk dat we fors investeren komende jaren in de hiervoor benodigde kennis en competenties van onze medewerkers, dat we gemeentebrede omscholingstrajecten voor banen van de toekomst organiseren en dat agile werken de norm is in het IT, Innovatie & Data onderdeel. Als jij voor gemeente Amsterdam als werkgever kiest kom je dus terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waarin de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht. Werken bij gemeente Amsterdam betekent daardoor leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient.

De directie data

Bestaat uit verschillende vakgroepen die zich bezighouden met data, inrichting van ITsystemen en Agile werkprocessen. In de vakgroepen werken Analisten, Product owners, Data engineers, Business Intelligence en data scientists. Ook valt Data Office onder de afdeling, waar men processen en standaarden opstelt en beheert. Tot slot is er Onderzoek en statistiek, waar domein overstijgend, sociaalwetenschappelijk (beleids)onderzoek wordt uitgevoerd.

• Je hebt mbo-niveau 4 werk- en denkniveau, aangetoond door minimaal een behaald mbo-niveau 4 secretarieel diploma.
• Je hebt tenminste twee jaar werkervaring met secretariële werkzaamheden, waarbij je meerdere personen en agenda’s tegelijk hebt ondersteund, bijvoorbeeld van een managementteam.
• Je hebt een uitstekende schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen
• Omgevingsbewustzijn
• Initiatief 
• Inventiviteit

• Een parttime/fulltime baan van 24-26 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3.052 en maximaal €4.297 bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl