Administratieve vacatures in Vianen

Voor een adviesorganisatie in Utrecht zoeken we een collega die het projectbureau komt versterken. Je werkt samen met ongeveer vijf collega's en ondersteunt organisatieadviseurs bij uiteenlopende projecten, trainingen en adviestrajecten.

Als Medewerker Projectondersteuning zorg je ervoor dat projecten en trainingen soepel en gestructureerd verlopen. Je combineert administratieve werkzaamheden met plannen, organiseren en contact met opdrachtgevers.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je verzorgt correspondentie, zoals brieven, rapporten, offertes en opdrachtbevestigingen. Je redigeert teksten, bewaakt de huisstijl en regelt de verzending.
• Je verwerkt projectgegevens in het registratiesysteem Mysolution en zorgt ervoor dat de projectadministratie correct en volledig is.
• Je staat opdrachtgevers en andere relaties te woord wanneer adviseurs afwezig zijn en koppelt bijzonderheden terug aan de betrokken collega's.
• Je organiseert cursussen en trainingen. Denk aan het versturen van uitnodigingen, het regelen van locaties en het verzorgen van cursusmateriaal.
• Je bereidt werkoverleggen van adviesgroepen voor en maakt waar nodig notulen.
• Je ondersteunt adviseurs bij het beheren van hun agenda's.
• Je verzorgt digitale archiefwerkzaamheden en houdt documenten overzichtelijk.

Je schakelt regelmatig tussen verschillende taken en collega's. Daarom is het belangrijk dat je vooruitdenkt, prioriteiten stelt en ook op drukke momenten gestructureerd blijft werken.

Je krijgt een afwisselende functie binnen een professionele organisatie waar ruimte is om jezelf verder te ontwikkelen.

Je kunt rekenen op:

• Een functie voor 32 tot 40 uur per week.
• Een salaris tot € 3.500 bruto per maand, afhankelijk van leeftijd en ervaring.
• Een aantrekkelijke pensioenregeling, waarbij de werkgever twee derde van de premie betaalt.
• Een vergoeding voor woon-werkverkeer met de auto, het openbaar vervoer of de fiets.
• 32 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• Een jaarcontract met uitzicht op verlenging.
• Begeleiding en mogelijkheden om jouw talent verder te ontwikkelen.
• De mogelijkheid om twee nationale feest- en gedenkdagen om te ruilen voor andere feest- of gedenkdagen die voor jou belangrijk zijn.
• De mogelijkheid om thuis en op kantoor te werken.
• Goede digitale voorzieningen, waarbij je kunt kiezen voor een Windows-pc of Mac.

Je bent sterk in plannen en organiseren, houdt overzicht en vindt het leuk om collega's te ondersteunen. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken, administratie en bijeenkomsten goed geregeld zijn.

Daarnaast:

• Heb je minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Heb je enkele jaren relevante werkervaring in projectondersteuning, secretariaat of een vergelijkbare organisatorische functie.
• Ben je sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kun je goed overweg met Microsoft Office en digitale applicaties.
• Maak je nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen.
• Werk je nauwkeurig, zelfstandig en gestructureerd.
• Ben je communicatief vaardig en servicegericht.

Ervaring als projectondersteuner, projectassistent, managementassistent of secretaresse sluit goed aan bij deze functie.

Een ontwikkelassessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Hiermee wordt gekeken waar je op dit moment staat ten opzichte van het functieprofiel en welke ontwikkelmogelijkheden je hebt. Het assessment bestaat onder andere uit een interview, vragenlijsten, een capaciteitentest en een rollenspel, vaak aangevuld met een praktijkopdracht.

De uitkomsten worden meegewogen in de uiteindelijke beslissing, samen met de gesprekken die we met je voeren. Het assessment en de gesprekken zijn dus nooit afzonderlijk doorslaggevend.

Gevestigd in het hart van Utrecht, is ons adviesbureau al jarenlang een vertrouwde partner binnen de publieke sector. Onze missie? Het versterken van organisaties door persoonlijke groei, samenwerking en maatschappelijke impact centraal te stellen. Betrokkenheid, innovatie en duurzaamheid vormen de kern van ons werk.

Wat ons uniek maakt, is onze focus op gemeenschapszin en innovatie. We bieden uitdagende projecten, uitgebreide ontwikkelingsprogramma's en een werkomgeving waarin werk en privé perfect in balans zijn. Hier krijg je de ruimte om te groeien en écht het verschil te maken.

Ben jij klaar om samen met ons impact te creëren?