Ben jij een dienstverlener in hart en nieren? Heb je ervaring als receptionist en facilitaire zaken of relevante werkervaring? Wil je een onderdeel zijn van het grootste bouw project van Nederland, project Zuidas Dok in de gemeente Amsterdam? Geïnteresseerd? Lees verder en solliciteer met een leuke motivatie brief!
Voor het kantoor van het Programma Zuidasdok, de Homebase, in Amsterdam Zuidoost zoeken wij twee Office Assistenten voor de receptie en facilitaire, en administratieve werkzaamheden voor 18-36 uur per week.
De werktijden zijn maandag t/m donderdag van 08:30-17:00 uur en optioneel op vrijdag tot 12.00 uur. Je bent een pro-actieve doener, kan goed met mensen omgaan en weet wat er facilitair moet gebeuren om de voorzieningen voor de overige collega's in de Homebase op orde te hebben t.b.v. hun werk. De Office Assistent maakt onderdeel uit van het team van Secretaresses/ Project-ondersteuners en is vervanging van collega office assistent tijdens vakantie/ziekte/vrije dag. Samen met nog een of twee collega office-assistente vorm je een poule waarin je een minimaal aantal vaste uren werkt en waarin je onderling afspraken maakt over vervanging en achtervang. Dit zodat er altijd een office-assistent in de Homebase aanwezig is. Bij voorkeur heb je ook een BHV-certificaat of ben je bereid, op kosten van Zuidasdok, deze te behalen.
Als receptie medewerker weet jij als geen ander dat de eerste indruk van een bezoeker het belangrijkst is. Je vraagt wat je voor bezoekers kan doen en verwijst ze door naar de juiste persoon of wijst ze de weg.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:
- beantwoording van de algemene telefoonlijn;
- het ontvangen van bezoekers;
- het aanmaken en registreren van toegangspassen voor nieuwe medewerkers;
- beheer van de vergaderzalen in digitale agenda;
- verspreiden van handleidingen in pantry en vergaderzalen;
- regelen 'lief en leed' (kaarten, boeketten, etc.);
- verrichten van diverse hand-en-span diensten;
- verrichten van licht administratieve werkzaamheden, maken van afspraken in agenda's.
Vanuit je facilitaire verantwoordelijkheid heb jij oog voor zaken die moeten gebeuren om de "winkel draaiende te houden". Hierbij voel je eigenaarschap binnen het facilitaire domein en zorg je dat alles loopt en er goed uitziet. Je "ziet wat er nodig is/ziet het werk liggen" en weet je echt iets van je rol te maken.
Facilitaire voorkomende taken zijn o.a.
- het netjes houden van de entree/ontvangstruimte, panty's en vergaderzalen (stoelen recht, tafels leeg en schoon etc.);
- de dagelijkse ronde om te controleren of nooduitgangen niet geblokkeerd zijn;
- contact onderhouden met externe leveranciers;
- actie ondernemen richting leveranciers bij storingen van elektrische laadpalen, installaties in de Homebase /lekkages/ bouwkundige werkzaamheden, etc.
- het bestellen van kantoorartikelen en koffie/thee/wc-papier etc. en het bijhouden van de koffiemachines (schoonmaken, spoelen, vullen etc.);
- het bijstellen van kantoorartikelen en kopieerpapier;
- zorgen voor lunchbestellingen bij interne meetings (lunchlezingen/zeepkist);
- schoonhouden en bijvullen pantry, het vullen en leeghalen van de vaatwassers;
- diverse BHV-taken
De administratieve taken omvatten onder meer:
- Het maken van reserveringen in de agenda van de vergaderzalen;
- Op verzoek afspraken maken in agenda's van en voor collega's;
- Op verzoek algemene documenten opstellen;
- Het bijhouden en actualiseren van de het secretariaat handboek.
- Het beoordelen en accorderen van facturen van enkele facilitaire contracten. Het bijhouden van de gegevens in PACsys (personeelsysteem)Over de opdrachtgever
Zuidasdok is een van de grootste infrastructurele projecten van Nederland. Het project zorgt voor een betere bereikbaarheid van de Amsterdamse wijk Zuidas en van het noordelijk deel van de Randstad, zowel over de weg als met het openbaar vervoer. In de komende jaren transformeren we station Amsterdam Zuid naar een top 5 station van Nederland; naast Amsterdam Centraal, Utrecht Centraal, Rotterdam Centraal en Schiphol Airport. Daarnaast pakken we alleen al in knooppunt De Nieuwe Meer 14 viaducten aan om de snelweg te kunnen verbreden én bouwen we in het hart van Zuidas twee snelwegtunnels op enkele meters van de kantoorgevels.
- Een parttime/fulltime baan van 18 tot 36 uur per week;
- Een salaris van minimaal € 2600,- en maximaal € 3327,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
- Een uitzendcontract van 1 jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
- Je bouwt direct pensioen op;
- Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
- Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
- Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie;
- 8% procent vakantiegeld;
- Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
- Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.
De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.
Deze vacature is in beheer van Sjoerd, voor vragen kun je mailen met sjoerd.devries@olympia.nl