Wil jij jouw organisatietalent inzetten om onze organisatie verder te helpen? Weet jij rust en overzicht te bewaren? En ben jij een dienstverlenende, besluitvaardige teamsecretaresse op zoek naar een nieuwe uitdaging? Lees snel verder en solliciteer direct!
Wat ga je doen?Als coördinerend teamsecretaresse fungeer je als 1e aanspreekpunt voor de medewerkers van het secretariaat, de teamleiders bedrijfsvoering en de hulpers Je werkt mee als teamsecretaresse voor de teams op locatie (verslaving, kliniek, IHT, Alkura, receptie) maar coördineert tevens de werkzaamheden op het secretariaat van de locatie Rielerenk.
- 1e aanspreekpunt voor de teamsecretaresses, teamleiders en hulpverleners;
- Je stelt roosters op bij verlof en verzuim en stemt af met de teamleider secretariaat;
- Je neemt deel aan het coördinatorenoverleg en locatie overleggen;
- Je kan als voorzitter in werkoverleggen fungeren;
- Je begeleidt in samenspraak met de teamsecretaresses stagiaires;
- Je bent verantwoordelijk voor het monitoren en controleren van complexe secretariële/administratieve werkprocessen;
- Je coacht, ondersteunt, motiveert en stimuleert teamleden;
- Je bent casemanager bij kort ziekteverzuim (max 2 weken);
- Je ondersteunt in werving en selectie van nieuwe secretaresses.
Je vormt met 17 andere collega’s het secretariaat op deze bruisende locatie van Dimence. Als secretaresse zorg je, samen met je collega’s, voor een efficiënte ondersteuning van de behandelaren. Je houdt je bezig met alle voorkomende werkzaamheden zoals telefonie, baliewerkzaamheden, agendabeheer, opstellen van correspondentie, inschrijvingen, uitschrijvingen en het voorbereiden en uitwerken van vergaderingen. Daarnaast heb je een signalerende rol.
Crisisbestendigheid, flexibiliteit maar vooral ook een goed gevoel voor humor zijn uiteraard zeer belangrijk voor het werken op deze locatie. De teams hebben te maken met patiënten die erg kwetsbaar zijn, wat soms kan leiden tot complexe situaties waarin van het secretariaat in de ondersteuning ook kalmte, rust en oplossingsgerichtheid heel belangrijk is.
De lijnen / contacten zijn direct en kort t.a.v. Mede collega secretaresses, hulpverleners, patiënten en externe contacten. Een grote mate van zelfstandigheid, pro actief handelen en probleem oplossend vermogen zijn hier belangrijke eigenschappen. Hiertegen over staat een grotere mate van vrijheid en op eigen inzicht en ervaring problemen oppakken en oplossen.
Ben jij onze nieuwe collega?Door jouw flexibiliteit, integriteit, je oog voor structuur, proactieve houding, relativeringsvermogen en stressbestendigheid creëer je overzicht en heb je alles onder controle. Je kan je in een drukke omgeving goed concentreren en weet ook nog accuraat te werken. Daarnaast kun je frequent schakelen tussen de diverse taken: multitasking kan je goed!
Je weet met proactief werken de dag soepel te laten verlopen. Je bent stressbestendig en je bent in staat om de juiste prioriteiten te stellen.
Je bent de perfecte kandidaat als je:- Geschoold bent als secretaresse / management assistente, aanvullende trainingen m.b.t. Coaching/management hebt gevolgd en eventueel ruime ervaring hebt in een coördinerende functie.
- Werkt en denkt op minimaal MBO 4 / HBO niveau;
- Een goede algemene ontwikkeling hebt en een hart voor de samenleving;
- Stevig in je schoenen staat en kunt omgaan met tegengestelde belangen;
- In oplossingen denkt en handelt en het zelf oplossend vermogen van medewerkers kan stimuleren;
- Een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen hebt.
- Digitaal vaardig bent of je bereid hierin te scholen.
- We bieden je een leuke afwisselende functie in een professioneel en gedreven team op de locatie Rielerenk in Deventer.
- De functie is ingedeeld in FWG 40 volgens de CAO-GGZ.
- Het contract is in eerste instantie voor een jaar maar het is uiteraard onze intentie deze om te zetten naar een vast dienstverband.
- 24 uur per week.
Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden.
Meer weten?Neem voor meer informatie over de functie contact op met Ceciel Nijenhuis (teamleider) via telefoonnummer 06-51741395.
Solliciteren voor Coördinerend teamsecretaresse DeventerCoördinerend teamsecretaresse Deventer, 24 uur per week, locatie Deventer.
#J-18808-Ljbffr