Administratieve vacatures in Delft

Over deze vacature

Ben jij een kei in agendabeheer en houd je moeiteloos het overzicht, zelfs in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om zaken strak te beheren en organiseren en je collega's daarmee te ontzorgen?

De functie

Als Secretaresse bij deze organisatie speel je een cruciale rol in het efficiënt plannen en coördineren van afspraken en vergaderingen. Je bent de spil in het beheren van agenda's alsmede het coördineren van afspraken voor het management. Daarnaast brengt deze rol ook organisatorische taken met zich mee. Een greep uit de werkzaamhedenJe beheert nauwkeurig de agenda van 2 van de managers. Je bewaakt prioriteiten, plant afspraken efficiënt in en signaleert mogelijke knelpuntenJe organiseert diverse vergaderingen, bewaakt actielijsten en zorgt voor een gestructureerde opvolgingBij bijeenkomsten regel je alle faciliteiten, zoals accommodaties en catering, en zorg je voor een gastvrije ontvangst van externe bezoekersJe werkt nauw samen met andere secretaresses en ondersteunt elkaar waar nodig om de dagelijkse planning optimaal te laten verlopenJe vindt het leuk om de logistiek te regelen tijdens afdelingsevenementenHet zoeken en reserveren van interne organisatie en/ of externe locatiePO en facturatie handel je secuur afDeelnemerslijsten en uitnodigingen versturen en het regelen van technische support (geluid/video/etc.)Gastvrouw tijdens evenementen (inclusief het maken van foto’s)Ophalen van content voor de nieuwsbrief inclusief het publiceren van deze contentVideo’s / films editen en publiceren waar mogelijkCoördineren van onboarding event (circa 2x per jaar) en het coördineren van interne trainingen Je werkt nauw samen met de executive assistant en het Finance Excellence team die verantwoordelijk is voor de strategische Finance transformatieportfolio/ programma’s.

Over het bedrijf

Deze organisatie is een toonaangevend Europese bouw- en infrabedrijf met hoofdkantoor in Nederland. Het bedrijf is actief in woning- en utiliteitsbouw, civiele infrastructuur en technische installaties, met projecten in onder andere Nederland, België, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Duitsland. Zij ontwikkelen, bouwen en onderhouden gebouwen, wegen, bruggen, tunnels en andere complexe infrastructuurprojecten, vaak in samenwerking met overheden en via publiek-private samenwerkingenDe werkomgeving is doordrenkt van positiviteit en energie, waarin samenwerking centraal staat. Je wordt onderdeel van een hecht en professioneel team van secretaresses, dat gezamenlijk de ondersteuning van het managementteam van het Finance team verzorgt. Binnen het team heeft iedere secretaresse hun eigen verantwoordelijkheden, en jullie staan altijd klaar om elkaar te helpen wanneer dat nodig is. Standplaats is Bunnik.

Aanbod

Een salaris vanaf € 3.324,- per maand o.b.v. 40-urige werkweek, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;CAO Bouw en Infra;Vergoeding van je reiskosten (100% OV of een kilometervergoeding);Vooralsnog is dit een opdracht voor 4 maanden, start z.s.m.40-uur per week.

Jouw profiel

Minimaal mbo-werk- en denkniveau en ten minste 3-5 jaar relevante werkervaring;Een sterke focus op service en een gestructureerde aanpak, waardoor je bedreven bent in het stellen van prioriteiten;Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal, inclusief een passie voor schrijven, zoals het opstellen van communicatie en berichten;Gedegen kennis van MS Office-pakketten;Een energieke en proactieve houding waarmee je acties nauwgezet uitvoert;Goed kunnen plannen en organiseren;Communicatief sterk (zowel in schrift als mondeling).