Over de functie
AlsSenior Specialist – Support Servicesorganiseer en coördineer je kantooradministratie en procedures om de organisatie effectief, efficiënt en veilig te laten functioneren.
We zoeken een energieke professional die het leuk vindt om verschillende petten te dragen. Je hebt ervaring met een breed scala aan administratieve taken en executive support-werkzaamheden, en je kunt zelfstandig werken met weinig tot geen toezicht. Je bent goed georganiseerd, flexibel en vindt het een uitdaging om ondersteuning te bieden binnen een diverse werkomgeving.
Ongeveer 50% van je tijd – Office Lead
- Eerste aanspreekpunt voor interne afdelingen zoals Facilities, IT, Compliance, Receptie en leveranciers.
- Coördineren van IT-ondersteuning en oplossen van nieuwe of terugkerende problemen
- Beheren van kantoorbenodigdheden en inkomende correspondentie
- Contactpersoon voor Amstelveense stakeholders richting het hoofdkantoor
- Organiseren van vergaderingen voor o.a. Global Finance en GPS teams (agenda & actielijst)
- Beheren van toegangspassen en de Support Services mailbox & agenda
- Maandelijkse updates van valutakoersen en distributie van telefoonlijsten
- Organiseren van Town Hall meetings
Ongeveer 30% van je tijd – Onboarding & Offboarding medewerkers en contractors
- Coördineren van in- en uitdiensttreding met recruitment, managers, leveranciers en Global Procurement
- Administreren van inkoopaanvragen en SOW’s via Coupa
- Aanvragen van IT-middelen en verzenden van apparatuur naar andere locaties
- Ontvangen van nieuwe medewerkers en plannen van introductieafspraken
- Aanmaken en intrekken van toegangspassen
- Zorgen voor een soepele afronding bij uitdiensttreding, inclusief het retourneren van bedrijfseigendommen
Ongeveer 10% van je tijd – Ondersteuning Global Finance
- Goedkeuren (namens anderen) van uitgaven in het declaratie systeem
- Zorgen dat alle verplichte compliance-trainingen worden afgerond
- Toegang verlenen tot beveiligde ruimtes
Ongeveer 10% van je tijd – Rapportage
- Bijhouden van nieuwe in- en uitdiensttredingen voor rapportagedoeleinden
- Registreren van trainingsuren per medewerker voor globale rapportages
- HAVO-diploma of hoger, of vergelijkbare werkervaring
- Uitstekende beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
- Zelfstarter, zelfstandig kunnen werken
- Sterke organisatorische vaardigheden en in staat relaties op te bouwen
- Stressbestendig en leergierig
- Ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook)
- Een afwisselende functie in een internationale omgeving
- Veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheidSamenwerking met collega’s uit diverse teams en landen
- Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling
Geïnteresseerd?
Stuur je CV, beschikbaarheid, tarief of salaris en motivatiebrief naar sales@it-nl.com