Bestuurssecretaresse Kabinet

Wat je gaat doen

Als bestuurssecretaresse kabinet draag je bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van de burgemeester en ondersteun je het college van burgemeester en wethouders. Je bent een belangrijke schakel in het beheren van agenda’s, e-mails en correspondentie, en je zorgt voor een professionele voorbereiding en afhandeling van vergaderingen. Met jouw organisatorische vaardigheden en oog voor detail weet je ad-hoc situaties effectief aan te pakken en een vertrouwensrelatie op te bouwen met het directieteam en externe partijen.

Wat je gaat doen:

• Agendabeheer: beheren van de agenda van de burgemeester en waar nodig die van wethouders en directieleden.
• E-mails en vergaderingen: bewaken van inkomende mails, voorbereiden van afspraken en vergaderingen, en uitvoeren van bijbehorende acties.
• Coördinatie: organiseren van representatieve activiteiten zoals jubilea, lintjesregen en andere onderscheidingen.
• Gastvrouwrol: optreden als gastvrouw tijdens ontvangsten en evenementen, ook in de avonduren en weekenden.
• Administratie: verzorgen van postafhandeling, reisdeclaraties en het up-to-date houden van adresbestanden voor kerstkaarten en uitnodigingen.

Wat we je bieden

Bij ons krijg je de kans om jouw talenten volledig te benutten en te groeien in een ondersteunende rol binnen een dynamische gemeentelijke organisatie. We bieden je een pakket aan voordelen dat zowel jouw professionele als persoonlijke ambities ondersteunt.

• Salaris tussen € 17,66 en € 25,06 bruto per uur.
• Tijdelijk contract tot 30-11-2025, met kans op verlenging.
• Parttime functie voor 24 uur per week.
• 25 vakantiedagen naar rato en 8,33% vakantiegeld.
• 7,55% eindejaarsuitkering per gewerkt uur.
• Goed bereikbaar met openbaar vervoer en fietsvriendelijk.

Functie-eisen Dit breng je meeDe medewerker bestuurssecretariaat kabinet is bekwaam in het werken met geautomatiseerde systemen. De medewerker is representatief en heeft goede communicatieve vaardigheden. Klant- en servicegerichtheid staan hoog in het vaandel, en de medewerker weet discreet en diplomatiek met informatie om te gaan. Met een creatieve en praktische instelling kan de medewerker goed omgaan met ad-hoc situaties. Zelfstandigheid, flexibiliteit en organisatorisch vermogen zijn sterke punten, maar de medewerker werkt ook graag in teamverband. Goede sociale en communicatieve vaardigheden maken de medewerker effectief in de omgang met anderen.

• Een afgeronde mbo+ opleiding in de richting van secretarieel/administratief medewerker
• Kennis van wet en regelgeving inzake Koninklijke onderscheidingen
• Ervaring met kabinetsprocedures en -protocollen
• Representatief en een goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Kennis van geautomatiseerde systemen, met name iBabs
• Inzicht en gevoel voor maatschappelijke, politieke, bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen en processen

Over het bedrijf

Het team Bestuurs- en Directieondersteuning bestaat uit het bestuurssecretariaat en de senior adviseur BDO. Het team ondersteunt de directie en het college van burgemeester en wethouders, maar ook de gehele ambtelijke organisatie, in de breedste zin van het woord.