Opdrachtomschrijving
De Kwartiermaker realiseert een volledig ingericht portfoliomanagementproces binnen de organisatie (inclusief capaciteitsmanagement), visiedocument en advies m.b.t. Benodigde formatie en tot het ontwikkelen van het atelier projectbureau tot een atelier dat portfoliomanagement kan uitvoeren en projectmatig werken naar een hoger niveau brengt binnen de organisatie. De Kwartiermaker levert hierbij advies, begeleiding en implementatieondersteuning. Hiërarchische leidinggevende taken (zoals financiële eindverantwoordelijkheid, verzuimbegeleiding, functioneringsgesprekken) blijven bij opdrachtgever.
Te behalen eindresultaat
- Een functionerend portoliomanagementproces incl. Capaciteitsmanagement en formatieadvies;
- Een gedragen visie m.b.t. Duurzaam implementeren portfoliomanagement;
- Atelier projectbureau waarin het projectmatig werken is versterkt inclusief de bijbehorende vaardigheden zoals het werken met portfoliomanagement.
Onderverdeeld in onderstaande deelprojecten:
- Portfolioanalyse
- Opdrachtnemer stelt een volledig overzicht op van het huidige portfolio met alle lopende geplande projecten
- Oplevering: schriftelijke rapportage met analyse van overleg, afhankelijkheden, prioritering en strategische relevantie
- Capaciteitsmanagement
- Opdrachtnemer stelt een capaciteitsplan op waarin de benodigde inzet per project en programma inzichtelijk is gemaakt
- Oplevering: adviesdocument met aanbevelingen voor structurele borging voor capaciteitsmanagement
- Visie, kader en benodigde formatie
- Opdrachtnemer stelt een visiedocument op waarin portfoliomanagement wordt gepositioneerd binnen de organisatie. In het visiedocument is ook advies opgenomen m.b.t. De benodigde formatie
- Oplevering: visiedocument incl. Directie voorstel en college voorstel
- Projectbureau
- Opdrachtnemer voert een ontwikkelprogramma uit voor het atelier projectbureau gericht op:
- Versterken projectmatig werken inclusief opdrachtnemer-opdrachtgeverschap
- Versterken verbonden collectief
- Begrijpen hoe om te gaan met portfoliomanagement en dit te integreren binnen het team
- Overdracht & borging
- Opdrachtnemer bereidt een overdrachtsdocument voor en begeleidt een overdrachtssessie waarin de resultaten, werkwijzen en aanbevelingen worden overgedragen aan de huidige leidinggevende en relevante stakeholders.
Oplevering: overdrachtsdocument & sessie(s)
De overdracht omvat minimaal:
- Documentatie: overzicht van alle opgeleverde rapportages, plannen en visiedocumenten, incl. Praktische handreiking voor gebruik
- Procesbeschrijving: hoe het portfoliomanagementproces werkt, welke stappen en rollen er zijn
- Tooling en/of formats: handleiding voor ondersteunende tooling en/of formats
- Capaciteitsmanagement: uitleg hoe e.e.a. Structureel kan worden bijgehouden en geactualiseerd
- Verbonden collectief: korte samenvatting van het onwikkelprogramma hoe het verboden collectief beter kan werken en aanbevelingen voor vervolg
- Sessie(s) voor overdracht & draagvlak.