Senior Executive Assistant C-Level

Dit ga je doen

Bij onze opdrachtgever bouwen ze niet alleen fietsen. Ze creëren ervaringen die de wereld vooruithelpen.

De missie? Het plezier van fietsen vormgeven.

De ambitie? Samen rijden om te winnen.

Ze hebben een team dat gelooft in:

• Eigenaarschap nemen: Ze komen onze beloften na, blijven leren en verbeteren, en nemen initiatief met consequente opvolging.

• One Team: Zij hechten waarde aan transparante feedback, respecteren ieders inbreng en vieren successen samen.

• Passie en kwaliteit: Ze stellen hun klanten altijd voorop, doen nooit concessies aan kwaliteit of veiligheid en zetten graag een stap extra.

Je bent zelfverzekerd, efficiënt en denkt altijd twee stappen vooruit. Je neemt eigenaarschap, geeft het goede voorbeeld en brengt structuur waar je komt. Je vindt het geen probleem om anderen aan te spreken. En je bloeit op wanneer mensen op je kunnen bouwen.

o Ruime ervaring als senior Executive Assistant, bij voorkeur op C-level

o Uitstekende beheersing van de Engelse taal (Nederlands is een voordeel, maar geen vereiste)

o Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen, te delegeren en kalm te blijven onder druk

o Een hands-on mentaliteit met sterk beoordelingsvermogen en de durf om waar nodig tegenwicht te bieden

o Vaardig met Microsoft Office en gangbare systemen voor reizen en declaraties

o Een samenwerkingsgerichte houding en een zelfverzekerde uitstraling in staat om te leiden, te beïnvloeden en af te stemmen op senior niveau

o Bij voorkeur woonachtig in of rond Amsterdam, met de flexibiliteit om vier dagen per week op kantoor te werken

Als Executive Assistant voor twee C-level leiders van onze opdrachtgever fungeer je als een belangrijke sparringpartner. Iemand die structuur brengt in complexiteit, efficiëntie stimuleert binnen het executive team en interne coördinatie leidt. Je doet veel meer dan agenda- en reisbeheer; je hebt directe invloed op hoe het leiderschapsteam dagelijks functioneert.

Daarnaast neem je de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de EA-community, het afstemmen van werkprocessen en het fungeren als een centrale schakel voor operationele excellentie binnen het leadership office.

Dit is een rol met veel vertrouwen en zichtbaarheid. Ze vraagt om iemand met zelfvertrouwen, helderheid en de aanwezigheid om stevig in de schoenen te staan tussen senior leiders.

Dit ben jij

De ideale kandidaat is een ervaren executive assistant die moeiteloos complexe kalenders beheert en strategische projecten ondersteunt. Met een achtergrond in Officemanagement en ruime ervaring in het secretariële vakgebied, weet je precies hoe je C-level leiders kunt ontzorgen en hun agenda's kunt stroomlijnen.

Je bent communicatief sterk, hebt een scherp probleemoplossend vermogen en bent in staat om onder druk kalm te blijven. Je werkt graag in een klein team waar eigenaarschap en samenwerking centraal staan. Je bent flexibel en kunt je aanpassen aan verschillende situaties en tijdzones.

Je hebt een hands-on mentaliteit en durft initiatief te nemen. Je bent een betrouwbare sparringpartner die structuur brengt in complexiteit en efficiëntie stimuleert binnen het executive team.

Taken:
o Executive support in hoog tempo: Beheer drukke inboxen, prioriteer cruciale communicatie en zorg dat beide C-level leaders volledig geïnformeerd en voorbereid zijn.
o Agenda en ritme: Beheer complexe planningen met meerdere stakeholders en tijdzones, en bewaak de operationele ritmes binnen het executive team.
o Voorbereiding van meetings en boardstukken: Leidt de voorbereiding én opvolging van materialen voor executive meetings, boardvergaderingen en leiderschapsoffsites.
o Interne coördinatie: Leid EA-overleggen, zorg voor afstemming tussen Executive Assistants en fungeer als eerste aanspreekpunt binnen de functie.
o Communicatie & materialen: Schrijf, redigeer en review interne communicatie en presentaties voor executive-level gebruik.
o Reizen & logistiek: Coördineer internationale reizen met oog voor tijd, efficiëntie en budget. O Stakeholdermanagement: Wees een vertrouwd aanspreekpunt binnen het executive team en richting externe partners.
o Vertrouwelijkheid: Ga zorgvuldig om met gevoelige en strategische informatie.
o Overige verantwoordelijkheden: Treed op als coördinator voor kantoorbeheer, veiligheids- en risico­procedures en als gecertificeerd BHV’er. Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een toonaangevende internationale organisatie die de toekomst van mobiliteit vormgeeft. Hun missie is helder: het creëren van het plezier van bewegen. De cultuur is gebouwd op eigenaarschap, teamwork en een sterke focus op kwaliteit. Zij zoeken een ervaren Executive Assistant die deze waarden belichaamt.

Je werkt in een klein team van 2-5 collega's, waar eigenaarschap en teamwork centraal staan. Ben jij enthousiast na het lezen van deze vacature als Executive Assistant? Solliciteer via het formulier hieronder of neem contact met ons op voor vragen.

Wat bieden wij jou?

De ideale kandidaat is een ervaren executive assistant die moeiteloos complexe kalenders beheert en strategische projecten ondersteunt. Met een achtergrond in Officemanagement en ruime ervaring in het secretariële vakgebied, weet je precies hoe je C-level leiders kunt ontzorgen en hun agenda's kunt stroomlijnen.

Je bent communicatief sterk, hebt een scherp probleemoplossend vermogen en bent in staat om onder druk kalm te blijven. Je werkt graag in een klein team waar eigenaarschap en samenwerking centraal staan. Je bent flexibel en kunt je aanpassen aan verschillende situaties en tijdzones.

Je hebt een hands-on mentaliteit en durft initiatief te nemen. Je bent een betrouwbare sparringpartner die structuur brengt in complexiteit en efficiëntie stimuleert binnen het executive team.

Taken:
o Executive support in hoog tempo: Beheer drukke inboxen, prioriteer cruciale communicatie en zorg dat beide C-level leaders volledig geïnformeerd en voorbereid zijn.
o Agenda en ritme: Beheer complexe planningen met meerdere stakeholders en tijdzones, en bewaak de operationele ritmes binnen het executive team.
o Voorbereiding van meetings en boardstukken: Leidt de voorbereiding én opvolging van materialen voor executive meetings, boardvergaderingen en leiderschapsoffsites.
o Interne coördinatie: Leid EA-overleggen, zorg voor afstemming tussen Executive Assistants en fungeer als eerste aanspreekpunt binnen de functie.
o Communicatie & materialen: Schrijf, redigeer en review interne communicatie en presentaties voor executive-level gebruik.
o Reizen & logistiek: Coördineer internationale reizen met oog voor tijd, efficiëntie en budget. O Stakeholdermanagement: Wees een vertrouwd aanspreekpunt binnen het executive team en richting externe partners.
o Vertrouwelijkheid: Ga zorgvuldig om met gevoelige en strategische informatie.
o Overige verantwoordelijkheden: Treed op als coördinator voor kantoorbeheer, veiligheids- en risico­procedures en als gecertificeerd BHV’er.