Ben jij een ervaren (Assistent) Office Manager, een échte regelaar die geniet van het ontzorgen van collega's? Heb je een proactieve houding en vind je het leuk om in een internationale omgeving te werken? Ga dan aan de slag als Office Manager bij onze opdrachtgever in de foodsector, waar jij als bruggenbouwer tussen alle afdelingen fungeert. Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!
Onze opdrachtgever is ontstaan als een bescheiden bedrijf en is uitgegroeid tot een wereldwijd voedingsmiddelenbedrijf met een aanwezigheid in meer dan 60 landen. Zij willen nu de Europese markt veroveren via Rotterdam.
In de functie van Office Manager ben je hoofdzakelijk verantwoordelijk voor (uiteraard) de Frontoffice op de begane grond. Met jouw enthousiasme begroet en verwelkom je de gasten, begeleid je hen naar de juiste collega of kantoor en beantwoord je alle inkomende telefoontjes en/of verbind je deze door. Daarnaast is er nog een tweede balie waar de chauffeurs worden ontvangen. Als Office Manager navigeer je tussen de 2 recepties. Je zorgt ervoor dat de werkplekken er representatief uitzien en zijn voorzien van alle benodigdheden zoals pennen, formulieren en brochures. Dankzij jou hebben jouw collega's geen omkijken naar allerhande facilitaire zaken, want jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Alles doe je eventueel in overleg met de PA (Personal Assistant) en HR Assistent. Je beheert de relaties met de leveranciers, dienstverleners en verhuurders en zorgt ervoor dat alle items op tijd worden gefactureerd en betaald.
Je hebt een echte hands-on mentaliteit en wordt blij van veel afwisseling in je werkzaamheden. Je kunt goed schakelen en vindt het leuk om projecten op te pakken. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en vrijheid, ook om zaken om aan te dragen, ervaring in Office Management is dan ook een vereiste.
Je verdere takenpakket bestaat uit:
- Het bieden van ondersteuning bij contract- en prijsonderhandelingen met dienstverleners en het beheren van kantoorhuurovereenkomsten.
- Het bewaken van de kantoorbeveiliging door beveiligingsprocedures te volgen en de toegang te controleren via de receptie.
- Het toezicht houden op een clean desk policy en het beheren van het wagenpark.
- Je fungeert als reisboeker voor het personeel (onze opdrachtgever zit over heel de wereld, dus veel collega's die heen en weer reizen).
- Je biedt ondersteuning bij het voldoen aan Office Management Budget en het budgetvoorstel.
- Het zorgen voor het onderhoud van en bestellen van kantoorapparatuur en noodzakelijke reparaties.
- Je ziet toe op het in- en uitklokken, zorgt wekelijks voor de rapportage hiervan en maakt toegangspasjes aan voor nieuwe werknemers en uitzendkrachten.
- Je draagt zorg voor schone kantoorruimtes en managet het schoonmaakpersoneel.
Met jouw enthousiasme geef je de afdeling een frisse impuls en til je het team naar een hoger niveau!