Afdelingsassistent

Wat je gaat doen

Maak jij graag het verschil achter de schermen? Ben jij die ervaren afdelingsassistent die altijd het overzicht bewaart, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt? En lijkt het je bijzonder om dat te doen op een plek waar maar liefst 800 jaar Nederlandse geschiedenis samenkomt? Dan is dit een functie waar je enthousiast van kunt worden!

Geen dag is hetzelfde. Zo begin je je ochtend met het organiseren van complexe agenda’s en het voorbereiden van een belangrijk afdelingsoverleg. Later stem je de planning van een internationaal symposium af met verschillende betrokkenen. Ondertussen houd je informatiestromen overzichtelijk, beantwoord je vragen van collega’s en zorg je ervoor dat afspraken en actiepunten niet blijven liggen.

En staat er een grotere bijeenkomst of evenement op de planning? Dan werk je samen met andere afdelingsassistenten om alles tot in de puntjes te organiseren. 🤝 Kortom: een veelzijdige functie waarin jouw organisatietalent, zelfstandigheid en gevoel voor samenwerking volop tot hun recht komen.

Wat ga je doen?
📅 Plannen en organiseren: je beheert complexe agenda’s en plant vergaderingen, afspraken en reizen. Daarbij houd je scherp zicht op prioriteiten en deadlines.
✉️Communiceren en onderste Communiceren en ondersteunen: je verzorgt correspondentie, notities en overzichten en bent een professioneel aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
📝 Vergaderingen voorbereiden: je verzamelt de benodigde informatie, bereidt overleggen voor, notuleert waar nodig en houdt de opvolging van actiepunten in de gaten.
📂 Structuur aanbrengen: je beheert digitale documentatie en administratieve processen en denkt actief mee over hoe werkzaamheden slimmer en overzichtelijker kunnen worden ingericht.
🎭 Bijeenkomsten tot leven brengen: je organiseert zelfstandig grotere bijeenkomsten, symposia en representatieve evenementen en schakelt hiervoor met afdelingshoofden, projectleiders en collega-assistenten.

Wat we je bieden

Je werkt in een professionele erfgoedinstelling waar jouw organisatorische talent echt verschil maakt. We zorgen voor duidelijke voorwaarden, een gezonde werk-privébalans en ruimte om door te groeien in een tactische ondersteunende rol.

• 💰 Salaris vanaf €3.220 per maand o.b.v. 36 uur
• 🕲 Parttime 24 uur, vaste dagen in overleg
• 📅 Tijdelijk contract voor 3/4 maanden, mogelijke kans op verlenging
• 🗺️ 8% vakantiegeld
• 📈 Afwisselend werk en ruimte voor meer verantwoordelijkheid

Wat we van je vragen

Je bent een gestructureerde afdelingsassistent die graag ondersteunt in een dynamische, culturele omgeving en energie krijgt van organiseren en samenwerken.

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur secretarieel of vergelijkbaar 🎓
• Ervaring met evenementen organiseren, administratief beheer, en klantcontact vereist. 
• 24 uur per week beschikbaar, vaste kantoordagen in overleg ⏰
• Beschikbaar per 1 oktober en werkend op locatie in hartje Amsterdam 📍
• Organisatorisch sterk, houdt overzicht en denkt vooruit 📂
• Communicatief vaardig, servicegericht en prettig in samenwerking 🤝

Over het bedrijf Dit bedrijf is een erfgoedinstelling in Amsterdam die 800 jaar Nederlandse geschiedenis tot leven brengt en daarmee een inspirerende, culturele werkomgeving biedt. Je werkt in een professionele organisatie waar gelijkwaardigheid, diversiteit en inclusie belangrijk zijn. Je krijgt ruimte voor persoonlijke groei en om meer verantwoordelijkheid te nemen in je rol 🚀 Sluit je aan bij dit team en draag bij aan de culturele sector.