Directiesecretaresse

In deze functie zorg je dat alles soepel verloopt voor de directeur van Verkeer & Openbare Ruimte in een dynamische en afwisselende rol. Je werkt mee aan de bereikbaarheid en leefbaarheid van Amsterdam binnen een team dat bijdraagt aan een toekomstbestendige stad. Daarnaast werk je in een diverse, enthousiaste en ondersteunende werkomgeving waar geen dag hetzelfde is.

Op een gemiddelde werkdag zorg je ervoor dat de agenda en mailbox van de directeur overzichtelijk en goed georganiseerd blijven. Je schakelt daarbij moeiteloos tussen ad-hoc situaties en het plannen op de lange termijn. Daarnaast ondersteun je bij verschillende administratieve processen, zoals de verwerking van offertes, facturen en declaraties, en help je bij P&O- en ICT-gerelateerde zaken. Ook speel je een rol bij het organiseren van bijeenkomsten en directie brede evenementen, zoals heidagen, borrels en lunches.

Verder bereid je vergaderingen voor, notuleer je digitaal en zorg je voor een duidelijke verslaglegging. Je coördineert documenten en vraagt tijdig de benodigde stukken op voor vergaderingen en voor de ondertekening van brieven en contracten. Met jouw secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Daarbij denk je proactief mee en signaleer je wat nodig is, vaak nog voordat het gevraagd wordt.

We willen een werkgever zijn waar collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. Diversiteit vinden we belangrijk, omdat verschillende perspectieven bijdragen aan betere resultaten voor onze organisatie en de stad.

Je komt te werken in het team Managementondersteuning van de directie Verkeer en Openbare Ruimte, dat bestaat uit ongeveer 25 managementondersteuners. Samen ondersteunen zij de teams binnen de directie, die verantwoordelijk is voor de bereikbaarheid, veiligheid en kwaliteit van de openbare ruimte in Amsterdam.

Amsterdam blijft zich ontwikkelen en daarmee ook het gebruik van de openbare ruimte. Om bij te dragen aan de stad van morgen blijven we ons als organisatie aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen en kijken we regelmatig samen naar waar we staan en waar we naartoe willen.

• Een relevante afgeronde mbo-4 opleiding met hbo werk- en denkniveau 
• Ervaring als directieondersteuner, personal assistant, office manager of in een vergelijkbare rol
• Ervaring met complexe agenda’s en het combineren van korte- en langetermijnplanning 
• Goede beheersing van MS Office en tools voor agendabeheer 
• Ervaring met notuleren 
• De bereidheid om voornamelijk op kantoor te werken (Weesperplein 8).

• Bruto maandsalaris tussen €3500,- en €5000,- (o.b.v. 36 uur, afhankelijk van ervaring). 
• Parttime baan van 34 tot 36 uur per week, flexibel inzetbaar. 
• Uitzendopdracht van een jaar, met kans op verlenging. 
• Direct pensioenopbouw en 8% vakantiegeld. 
• Reiskostenvergoeding tot 45 km: €0,10/km (auto), €0,15 (fiets/lopen), €0,21 (OV). 
• Thuiswerkvergoeding van €3,25 per dag en ruime ontwikkelmogelijkheden. 
• Gezellig en ambitieus team binnen een maatschappelijke organisatie. 
• Je bouwt 28 vakantiedagen op bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. 
• Eindejaarsuitkering van 9,05%, berekend over het aantal gewerkte uren. 

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren. 

 Deze vacature is in beheer van Chris, voor vragen kun je mailen naar c.bootsma@olympia.nl