Regisseur Openbare Ruimte

Opdracht

De gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft de komende jaren flinke uitdagingen voor het optimaliseren van de openbare ruimte in de woon- en leefgebieden. Team Beheer Openbare Ruimte van gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft behoefte aan een tijdelijke invulling van een Regisseur Openbare ruimte voor het opleveren van een Integraal beheerplan Openbare ruimte, een opgeleverde meerjaren onderhoudsplanning voor de kapitaalgoederen, een vastgestelde werkwijze voor projectmatig werken en een geactualiseerde inrichting van het databeheersysteem Geovisia en de koppeling van Geovisia met de BGT. Verder heeft de gemeente een ambitieus investerings- en grootonderhoud programma voor de komende jaren. De opdrachtnemer levert adviesdocumentatie op over projectopdrachten en randvoorwaarden voor uitvoering.

Een andere uitdaging is het dijkversterkingsproject van het Hoogheemraadschap. Op de dijken waar ook gemeentelijke wegen liggen levert de opdrachtnemen, in afstemming met betrokken partijen, opgestelde samenwerkingsovereenkomsten (SOK) op. Daarnaast worden conceptafspraken over de technische en financiële voorwaarden van de SOK opgeleverd, alsmede een gezamenlijk afgestemd en realistisch uitvoeringprogramma.

Doel van de Opdracht

Het realiseren van een set van strategische documenten en afspraken die bijdragen aan een toekomstbestendig beheer van de openbare ruimte. De opdrachtnemer voert dit project zelfstandig uit, bepaalt zelf de aanpak en planning binnen de afgesproken deadlines.

Specifieke werkzaamheden gedurende de opdracht:

• Opstellen van een adviesrapport voor optimalisatie van de P&C-cyclus;
• Opgeleverde projectopdrachten en bijhorende planningen, inclusief vastgestelde uitgangspunten en randvoorwaarden;
• Opstellen van voortgangsrapportages en aanbevelingen voor bijsturing;
• Opgeleverde analyse van projectplannen en risico’s, inclusief schriftelijke aanbevelingen ten behoeve van besluitvorming;
• Opstellen van financiële analyses en advies voor budgetbeheer;
• Uitvoeren van kwaliteitsanalyses en rapporteren met aanbevelingen;
• Opstellen van adviesnotities en presentaties voor bestuurlijke overleggen;
• Opstellen van prognoses en financiële scenario’s ter advisering;
• Opleveren van adviesrapporten en projectdocumentatie conform afgesproken resultaten;
• Opgeleverde bestuurlijke adviesstukken over beeldkwaliteit, beheerstrategie en financiële consequenties, ten behoeve van college en raad;
• Opgeleverde en vastgestelde procesbeschrijvingen en adviezen ter ondersteuning van assetbeheerders en projectleiders.

Te realiseren eindresultaten

Opdrachtnemer levert uiterlijk op de overeengekomen einddatum de onderstaande, volledig uitgewerkte producten op:

• Integrale beheer- en onderhoudsproducten
  • Meerjaren Onderhoudsplanning (MJOP)
    • Een complete, onderbouwde MJOP voor alle relevante beheerdisciplines binnen de openbare ruimte.
    • Inclusief inspectieresultaten, onderhoudsstrategie, levensduurprognoses en financiële doorrekeningen.
  • Integraal Beheerplan Openbare Ruimte
    • Een integraal, samenhangend beheerplan waarin visie, kaders, prestatieafspraken, technische uitgangspunten en financiële implicaties zijn vastgelegd.
  • Adviesnota Beheerkosten
    • Schriftelijke adviesnota met financiële doorrekening van de beheerkosten en optimalisatievoorstellen.
  • Jaarplanning Team Beheer Openbare Ruimte
    • Een volledige jaarplanning inclusief taakverdeling, mijlpalen, afhankelijkheden en risico’s.
• Projectmatig werken & opdrachtgeverschap
  • Projectopdrachten
    • Opdrachtnemer stelt voor meerdere investerings- en onderhoudsprojecten volledig uitgewerkte projectopdrachten op, inclusief scope, planning, risicodossier, begroting en kwaliteitskaders.
  • Verplichtingenregistratie
    • Een werkend, overdraagbaar systeem voor verplichtingenregistratie ter verbetering van de financiële administratie.
• Samenwerking met het Hoogheemraadschap
  • Samenwerkingsovereenkomst (SOK) voor wegen op kades
    • Een volledige SOK tussen gemeente en hoogheemraadschap inclusief technische, juridische en financiële voorwaarden.
    • Inclusief een gezamenlijk afgestemd uitvoeringsprogramma.
• Begrotings- en beleidsproducten
  • Programmateksten
    • Opgeleverde teksten voor begroting, voorjaarsnota, kadernota en jaarrekening, passend binnen gemeentelijke formats.

Randvoorwaarden

• Zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid
• De opdrachtnemer werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het Fysiek Domein en levert het eindproduct
  • Opdrachtnemer bepaalt zelf de wijze van uitvoering, het werkproces en de inzet van middelen om het resultaat te bereiken.
  • Opdrachtgever oefent geen leiding en toezicht uit en stuurt uitsluitend op de afgesproken resultaten.
• Tussenrapportages
  • Periodieke schriftelijke voortgangsrapportages worden op vooraf overeengekomen momenten aangeleverd.
• Acceptatiecriteria
  • Opleveringen worden beoordeeld op volledigheid, technische juistheid, toepasbaarheid, financiële onderbouwing en aansluiting op gemeentelijke kaders.
  • Een resultaat geldt als opgeleverd zodra Opdrachtgever dit schriftelijk heeft geaccepteerd.
• De opdracht is resultaatgericht
  • Er is geen verplichting tot aanwezigheid op vaste dagen of deelname aan interne overlegstructuren.
• Geen vervanging van interne functies
  • De werkzaamheden staan los van de interne hiërarchie; opdrachtnemer vervult geen werknemersrol en is niet ingebed in de organisatie.

Levertermijn

Alle bovengenoemde producten worden uiterlijk binnen de contractueel overeengekomen looptijd opgeleverd. Tussentijdse deadlines worden opgenomen in een overeengekomen uitvoeringsplanning.

12 maanden - 32 uur - 0.89 fte