De afdeling Bedrijven wordt aangestuurd door de afdelingsmanager en de teammanagers. Zij worden ondersteund door de managementassistent. Binnen de afdeling Bedrijven willen we het contractbeheer centraliseren. Wij zijn op zoek naar een managementassistent die deze administratieve taak naast secretariële ondersteuning op zich wil nemen.
Wat ga je doen?
- Je werkt voor de afdeling Bedrijven. Je plant complexe agenda afspraken voor de teammanagers.
- Je bereidt overleggen voor en legt daarbij de afspraken vast en zorgt dat de afspraken worden uitgevoerd.
- Je voert het inkooporderproces uit conform de uniforme werkwijze binnen Bedrijven.
- Je vraagt offertes uit en maakt daarvoor inkooporders aan in het digitale systeem, legt contracten vast in de contractenbank.
- Je stelt zelfstandig (opdracht) brieven op en bewaakt de voortgang van acties en processen.
- Je bewaakt de looptijd van inkooporders en contracten sluit deze zo nodig af.
- Je codeert facturen in GFS en stelt facturen op.
- Verder ondersteun je bij het organiseren van evenementen zoals trainingen, jubilea en informatieavonden voor bewoners waarbij je representatieve taken uitvoert.
- Je onderhoudt het digitale archief en zorgt ervoor dat deze goed toegankelijk is.
- Je ondersteunt de managementassistent Bedrijven bij overige secretariële en administratieve taken.
- Je vervangt de managementassistent Bedrijven tijdens vakantie.
- Je kunt wisselend op flexibele werkplekken werken vanaf je thuiswerkplek of op locatie, bijvoorbeeld bij team Natuur & Milieu Educatie of team Begraafplaatsen
Wat kun jij van ons verwachten?
- In onze gemeente vinden we het belangrijk om te werken met een grote diversiteit aan mensen. Divers in onder andere cultuur, leeftijd, geaardheid, geslacht, mentale en fysieke gesteldheid en geloof. Op die manier willen we de kracht van diversiteit en talenten van medewerkers benutten om goede resultaten te behalen voor de inwoners van Haarlem en Zandvoort en creëren we een plek waar iedereen zich thuis voelt.
- Een veelzijdige parttime baan voor 24 uur per week voor een enthousiaste, administratief en secretarieel vaardige en gedreven collega in een stad waar innovatie wordt aangemoedigd en een organisatie waar maatschappelijk bewuste mensen met ambitie en talent zich thuis voelen. Als je je hierin herkent heb je goede carrièreperspectieven bij de gemeente Haarlem.
- Een tijdelijk dienstverband voor 6 maanden met optie op verlenging.
Wie ben je?
- Je ben een administratief en secretarieel vaardige collega.
- Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je wil je vakdeskundigheid eigen te maken in een maatschappelijk relevante omgeving.
- Je werkt zelfstandig, maar bent vooral een teamspeler en vind het leuk om op verschillende locaties te werken.
- Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
Wat verwachten wij?
- Je hebt een afgeronde mbo-opleiding op het gebied van administratieve processen, bv Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
- Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn.
- Vanzelfsprekend ben je bekend met Sociale Media, ben je handig met Office-applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.
Onder de afdeling Bedrijven vallen vier teams met een bijzonder dienstverlenende, bedrijfsmatige en uitvoerende aanpak:
- Team Begraafplaatsen verzorgt de verschillende gemeentelijke begraafplaatsen in Haarlem en Zandvoort en assisteren bij uitvaarten. Daarnaast organiseren zij activiteiten, zoals herdenkingsavonden en rondleidingen.
- Team Natuur- en Milieu Educatie werkt samen met inwoners, jong en oud, aan een groene diervriendelijke, duurzame, klimaatbestendige en schone stad. We bieden educatieve activiteiten op scholen en op onze locaties, zoals schooltuinlessen, workshops en rondleidingen.
- Team Havendienst zorgt voor veiligheid op vaarwegen en bruggen voor beroepsvervoer en watertoerisme en recreanten.
- Team Markten en Kermissen, verzorgt de weekmarkten in Haarlem en Zandvoort en evenementen zoals de jaarlijkse Kermissen en de Kerstmarkt.
Wat we doen, is zeer divers. Wat ons verbindt is dat we volop mogelijkheden hebben voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, mensen die al werkende een vak willen leren en vrijwilligers die hun horizon willen verbreden.
2666 - 3784