Managementassistent

Ben jij een communicatieve, servicegerichte en stressbestendige professional die snel schakelt en overzicht houdt? Hebben Outlook, Teams, Word en Excel geen geheimen voor jou en krijg jij energie van het organiseren en ondersteunen van managers? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) Centrum Oost Weesp zoeken wij tijdelijk een managementassistent voor 32 tot 36 uur per week. Je ondersteunt meerdere teammanagers in hun dagelijkse werkzaamheden binnen een prettige en informele werkomgeving, waarin ruimte is voor eigen initiatief. Als managementassistent ondersteun je een aantal managers binnen de afdeling VTH. Je bent een belangrijke schakel tussen het management, collega's en de bedrijfsvoeringsafdelingen zoals ICT, Facilitair en Archief. Door jouw proactieve houding, organisatorisch talent en vermogen om snel te schakelen, zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Er wordt van je verwacht dat je zelfstandig initiatief neemt, signalen oppakt en adequaat handelt in een dynamische werkomgeving. Je bent een betrouwbare ondersteuner die overzicht houdt, prioriteiten stelt en complexe agenda's effectief beheert.

Op een gemiddelde werkdag houd je je bezig met:

• Beheer van agenda's en mailboxen, inclusief het stellen van prioriteiten;
• Plannen en coördineren van afspraken, bijeenkomsten en overleggen;
• Reserveren en vastleggen van vergaderruimtes;
• Aanmaken van digitale afspraken en vergaderingen in Teams;
• Bestellen van bloemen, lunches en andere facilitaire zaken op verzoek van managers;
• Ontvangen, aanmelden en begeleiden van bezoekers;
• Bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten;
• Onderhouden van contacten met interne stakeholders en ondersteunende afdelingen.

De directie Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) bestaat uit drie gebieden binnen de stad. De afdeling VTH Centrum Oost Weesp telt circa 250 medewerkers, verdeeld over acht teams. Deze tijdelijke opdracht betreft ondersteuning van vijf teammanagers binnen de afdeling. Momenteel zijn er twee managementassistenten werkzaam, waarvan één tijdelijk afwezig is. Binnen het managementteam heerst een prettige en informele werksfeer, waarin samenwerking, betrokkenheid en eigen initiatief worden gewaardeerd. Je standplaats is voornamelijk Amstel 1 in Amsterdam, hoewel incidenteel werken op een andere locatie kan voorkomen. Wij vinden het belangrijk dat iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt. Diversiteit aan talenten, achtergronden en perspectieven draagt bij aan betere resultaten voor onze organisatie én voor de stad Amsterdam. Daarom ben je, wie je ook bent, van harte welkom.

• Minimaal een HBO-opleiding;
• Uitstekende vaardigheden in Word, Excel, Teams en Outlook;

Wensen

• Relevante ervaring in een secretariële functie;
• Enkele jaren ervaring in het ondersteunen van een manager binnen een bestuurlijke of politieke omgeving;
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré;
• Kennis van gemeentelijke systemen is een pré.

Competenties:

• Verantwoordelijkheid neemt en aanspreekbaar is op eigen handelen;
• Klantgericht werkt en inspeelt op de wensen en behoeften van interne klanten;
• Sterk is in samenwerken en een positieve bijdrage levert aan het teamresultaat;
• Stressbestendig blijft functioneren in een dynamische en hectische omgeving;
• Beschikt over een goed ontwikkeld omgevingsbewustzijn;
• Signalen snel oppakt en uitstekend kan problemen oplossen;
• Integer, collegiaal en betrouwbaar is;
• Openstaat voor nieuwe ideeën en veranderingen.

Ben jij de proactieve, enthousiaste en betrokken managementassistent die overzicht houdt, snel schakelt en managers optimaal ondersteunt? Dan maken we graag kennis met je.

• Een salaris van € 3568,- tot € 5096,- bruto per maand obv 36 uur (afhankelijk van kennis en ervaring)
• Een parttime/fulltime functie van 32 tot 36 uur;
• Direct pensioenopbouw en 8 % vakantiegeld;
• Reiskostenvergoeding tot 45 km: €0,10/km (auto), €0,15 (fiets/lopen), €0,21 (OV);
• Gezellig en ambitieus team binnen een maatschappelijke organisatie.
• Eindejaarsuitkering dat in je salaris wordt verwerkt met een percentage van 9,05 procent per uur.
• Maandelijkse bruto tegemoetkoming van €54 voor ziektekosten, ongeacht de omvang van het dienstverband.

Zo verloopt jouw sollicitatie via Olympia 

1. Sollicitatie verstuurd:  Wat leuk dat je hebt gesolliciteerd! We hebben je sollicitatie ontvangen en nemen snel contact met je op.  
2. We leren je graag kennen:  Denken we dat de vacature bij je past? Dan nodigen we je uit voor een persoonlijk gesprek. Bij Olympia vinden we het belangrijk om te weten wie jíj bent en wat je zoekt.  
3. Voorstellen bij de opdrachtgever:  Zien wij een goede match? Dan stellen we je voor bij onze opdrachtgever en lichten we toe waarom jij goed past.  
4. Gesprek bij de opdrachtgever: Is de opdrachtgever ook enthousiast? Dan ga je daar op gesprek. Natuurlijk helpen we je met een goede voorbereiding.  
5. Jouw nieuwe baan:  Zijn jullie beiden positief? Gefeliciteerd! Wij regelen alles rondom je contract en blijven betrokken, ook nadat je bent gestart.  

Deze vacature is in het beheer van Karlijn, voor vragen kun je contact met haar opnemen door te mailen naar k.lakenman@werk.olympia.nl