Administratief Assistent

Vind jij het leuk om alles achter de schermen soepel te laten verlopen? Ben je organisatorisch sterk, werk je nauwkeurig en krijg je energie van contact met mensen? Dan is de functie van Assistent Business Partners & Fondsen bij het Amsterdamse Bos iets voor jou.

Door de groei van het aantal aanvragen en activiteiten zoeken we versterking. In deze rol ben jij de steun en toeverlaat van het team. Dankzij jouw inzet verlopen klantaanvragen, evenementen, samenwerkingen en administratieve processen efficiënt en professioneel. Je zorgt ervoor dat collega's zich kunnen richten op hun werk, terwijl jij de organisatie op rolletjes laat lopen.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Je ondersteunt het team Partners & Fondsen met uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je houdt overzicht, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en zorgt ervoor dat alles op tijd geregeld is.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het verwerken van klantaanvragen.
• Het opstellen van offertes en facturen.
• Het organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, bedrijfsuitjes en partneractiviteiten.
• Het beheren van de mailbox en onderhouden van klantcontact.
• Het ontvangen van bezoekers en coördineren van planningen.
• Het signaleren van verbeterpunten en meedenken over efficiëntere werkprocessen.

Wat kun je verwachten?

Na ongeveer drie maanden werk je zelfstandig klantaanvragen en facturen af en draai je mee in de planning en uitvoering van activiteiten. Na een jaar ben je uitgegroeid tot een vast aanspreekpunt binnen het team. Je denkt actief mee over procesverbeteringen en levert een belangrijke bijdrage aan succesvolle samenwerkingen en projecten, zoals evenementen in het Bostheater, duurzame partnerschappen en fondsenwerving voor educatieve initiatieven.

Waar ga je werken?

Je werkt op een unieke locatie aan de Nieuwe Meerlaan in Amstelveen, midden in het Amsterdamse Bos. Dit is een van de grootste stadsbossen ter wereld en een beschermd natuurgebied dat jaarlijks miljoenen bezoekers trekt. Het Bos speelt een belangrijke rol op het gebied van natuur, biodiversiteit, recreatie en klimaatadaptatie.

Binnen de organisatie is veel aandacht voor samenwerking, diversiteit en inclusie. Iedereen krijgt de ruimte om zichzelf te zijn en bij te dragen aan een prettige werkomgeving.

Affiniteit met natuur, recreatie of maatschappelijke projecten is mooi meegenomen, omdat je werkt in een omgeving waar deze thema's dagelijks centraal staan.

Wij vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom, gezien en gewaardeerd voelt. Daarom geloven we in een diverse en inclusieve werkomgeving.

Het Amsterdamse Bos is een van de grootste stadsbossen ter wereld en trekt jaarlijks miljoenen bezoekers. Samen zorgen we voor het behoud van de natuur en een fijne plek waar mensen kunnen ontspannen en genieten van het groen.

• Zorgvuldig beslissingen neemt op basis van feiten en informatie;
• Klanten vriendelijk en professioneel helpt;
• Graag samenwerkt en een positieve bijdrage levert aan het team;
• Verantwoordelijkheid neemt voor je eigen werk;
• Oog heeft voor ontwikkelingen binnen de organisatie en de omgeving;
• Initiatief toont en kansen ziet om processen te verbeteren.

• Bruto maandsalaris tussen € 2500- en € 3500,- (o.b.v. 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en ervaring);
• Een parttime functie van 20 uur;
• Uitzendcontract van 6 maanden met optie tot verlenging;
• Direct pensioenopbouw en 8 % vakantiegeld;
• Reiskostenvergoeding tot 45 km: €0,10/km (auto), €0,15 (fiets/lopen), €0,21 (OV);
• Thuiswerkvergoeding van €3,25 per dag;• Gezellig en ambitieus team binnen een maatschappelijke organisatie;
• Eindejaarsuitkering dat in je salaris wordt verwerkt met een percentage van 9,05 procent per uur;
• Maandelijkse bruto tegemoetkoming van €54 voor ziektekosten, ongeacht de omvang van het dienstverband.

Zo verloopt jouw sollicitatie via Olympia:

1. Sollicitatie verstuurd: Wat leuk dat je hebt gesolliciteerd! We hebben je sollicitatie ontvangen en nemen snel contact met je op.
2. We leren je graag kennen: Denken we dat de vacature bij je past? Dan nodigen we je uit voor een persoonlijk gesprek. Bij Olympia vinden we het belangrijk om te weten wie jíj bent en wat je zoekt.
3. Voorstellen bij de opdrachtgever: Zien wij een goede match? Dan stellen we je voor bij onze opdrachtgever en lichten we toe waarom jij goed past.
4. Gesprek bij de opdrachtgever: Is de opdrachtgever ook enthousiast? Dan ga je daar op gesprek. Natuurlijk helpen we je met een goede voorbereiding.
5. Jouw nieuwe baan: Zijn jullie beiden positief? Gefeliciteerd! Wij regelen alles rondom je contract en blijven betrokken, ook nadat je bent gestart.

Deze vacature is in beheer van Chris, voor vragen kun je mailen naar c.bootsma@olympia.nl