Als managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag werk je voor de Directie Protocol en Gastlandzaken (DPG), dé afdeling die zorgt dat buitenlandse gasten en diplomaten zich welkom voelen in Nederland. Jouw werk is representatief en van groot belang voor onze internationale relaties. Elke dag is hier anders, en jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Complex Agendabeheer: Je beheert de agenda van de directeur, bewaakt de planning en stelt de juiste prioriteiten. Je hebt hierbij frequent contact met buitenlandse ambassades en internationale organisaties.
- Informatie- & Procesbewaking: Je beheert de postbussen, selecteert binnengekomen stukken en zorgt dat deze bij de juiste medewerkers terecht komen.
- Logistieke Organisatie: Je ondersteunt bij de organisatie van staatsbezoeken, officiële ontvangsten en internationale conferenties, zoals de aanstaande NAVO-top. Ook regel je dienstreizen en facilitaire zaken.
- Correspondentie & Dossierbeheer: Je stelt zelfstandig brieven en nota's op, controleert documenten op taal en inhoud en beheert (geautomatiseerde) werkdossiers. Daarnaast maak je actiepuntenlijsten van vergaderingen en werk je deze uit.
- Eerste Aanspreekpunt: Je ontvangt hooggeplaatste bezoekers en verstrekt inlichtingen over richtlijnen en procedures in zowel het Nederlands als het Engels.
Wie zoeken wij?
Als managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag ben je het visitekaartje van de directie. Je beschikt over een representatieve uitstraling en je vindt het prettig om in een internationale omgeving te werken waar protocollen en details het verschil maken.
Je bent een teamplayer die nauw samenwerkt met twee andere ondersteuners, maar je kunt ook goed zelfstandig te werk gaan. Je bent alert op onjuistheden, gaat nauwkeurig te werk en blijft kalm in een drukke omgeving. Jouw instelling is flexibel: af en toe buiten kantoortijd werken voor een belangrijk evenement vind je geen probleem.
Waar ga je werken?
Als managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag versterk je de directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Je komt terecht in een team met ongeveer 60 andere collega's. DPG is verantwoordelijk voor het gastlandbeleid voor 110 diplomatieke missies en 38 Internationale Organisaties.
Wat wij bieden- Een salaris tussen € 19,34 en € 24,83 per uur.
- Een fulltime functie van 36 uur per week in Den Haag.
- Snel starten voor een periode tot 12 oktober, met optie tot verlenging.
- Volledige ov-reiskostenvergoeding.
- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling via YC skills.
- Eindejaarsuitkering van 8,5%
- Waardevolle ervaring bij de Rijksoverheid!
- Je hebt minimaal mbo4 werk- en denkniveau.
- Goede beheersing van zowel de Nederlandse (C1) als de Engelse (B2) taal.
- Minimaal 4 jaar ervaring in een managementondersteunende functie.
- Je bent klantvriendelijk en klantgericht en vindt het prettig om in teamverband te werken.
- Je bent accuraat, hebt oog voor detail en weet de juiste prioriteiten te stellen.
- Je hebt graag een goed systematisch overzicht over je eigen werk, en je kunt goed zelfstandig werken.
€19,34 - €24,88 per uur