Management ondersteuner

In deze functie schakel je tussen het management enerzijds en collega’s en externe partijen anderzijds. Je start de dag met een overleg met de teammanager waarin de planning, urgente punten en acties worden besproken. Je beheert zelfstandig de agenda’s van meerdere managers en brengt hierin in overleg prioriteiten aan. Je plant afspraken en zorgt dat alle stukken op tijd en goed voorbereid klaarstaan voor overleggen en werkt notulen uit. Daarnaast plan en organiseer je overleggen en bijeenkomsten, van groot tot klein, in samenspraak met managers. Je werkt mee aan projectbijeenkomsten, bereidt planningen voor, bewaakt de voortgang wat betreft actie en reactie termijnen en stelt overzichten op. Dit doe je zelfstandig en proactief. Ook ondersteun je bij de onboarding van nieuwe medewerkers, onder andere door het aanvragen van autorisaties namens de manager en het plannen van trainingen. Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten en zorgt voor procesbewaking en het signaleren van verbetermogelijkheden. Je draagt bij aan het project Kindregeling, van waaruit brede ondersteuning wordt geboden aan kinderen van erkend gedupeerde ouders in het kader van de Hersteloperatie Kinderopvangtoeslag.

Het team Kindregeling maakt momenteel organisatorisch deel uit van de afdeling Werk en Opleiding Jongeren (WOJ) binnen de directie Werk en Participatie (WP) en bestaat uit vier teams: de Frontoffice met administratief medewerkers, jongerencoaches en een gedragsdeskundige, en drie Backoffice teams met elk circa twintig jongerencoaches, gedragsdeskundigen en een medewerker expert uitvoering. De vacature is ontstaan door groei van het team Kindregeling/Kota. De teams bieden vanuit de Hersteloperatie Toeslagenaffaire brede ondersteuning aan kinderen van erkend gedupeerde ouders. De doelgroep bestaat uit personen van 18 jaar en ouder. Het doel is om de doelgroep te helpen hun leven (weer) op de rit te krijgen. Het team werkt decentraal vanuit verschillende stadsdelen en werkt samen met diverse partners in de stad.

• Je hebt minimaal een mbo-diploma op niveau 4;
• Je hebt minimaal een jaar ervaring als managementondersteuner;
• je hebt aantoonbaar ervaring met agenda beheer

• Bruto maandsalaris tussen € 3200,- en € 4500,- (o.b.v. 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en ervaring);
• Een parttime/fulltime functie van 32 tot 36 uur;
• Een opdracht van een jaar met optie tot verlenging;
• Direct pensioenopbouw en 8 % vakantiegeld;
• Reiskostenvergoeding tot 45 km: €0,10/km (auto), €0,15 (fiets/lopen), €0,21 (OV);
• Thuiswerkvergoeding van €3,25 per dag;
• Gezellig en ambitieus team binnen een maatschappelijke organisatie.
• Eindejaarsuitkering dat in je salaris wordt verwerkt met een percentage van 9,05 procent per uur.
• Maandelijkse bruto tegemoetkoming van €54 voor ziektekosten, ongeacht de omvang van het dienstverband.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Chris, voor vragen kun je mailen naar c.bootsma@olympia.nl