De directiesecretaresse (managementassistent) ondersteunt de directeur op een breed secretarieel gebied. Daarbij hoort het stellen van prioriteiten met betrekking tot de agenda en het regelen van afspraken (zowel individuele afspraken als complexe afspraken waar veel partijen bij betrokken zijn).
De directiesecretaresse plant en organiseert allerlei overleggen en bijeenkomsten, van klein tot groot. Ook het registreren van gegevens in systemen en applicaties behoort tot de taken. De medewerker brengt prioriteiten aan in de binnengekomen mails voor de Directeur en/of in lopende en nieuwe cases betreffende de afdeling. Medewerker verzorgt documentregistratie en beheert en verstuurt directie gerelateerde informatie, bereidt correspondentie voor en stelt zelfstandig e-mails op.
De directiesecretaresse ondersteunt projecten, bereidt planningen voor, bewaakt de voortgang en stelt overzichten op. De medewerker is ook belast met het aanvragen van autorisaties voor de manager. Je werkt op de afdeling Strategie, Advies en Informatie. De afdelingsmanager van deze afdeling is je leidinggevende. Deze wordt overigens ondersteund door een eigen assistent.
Dit doe je op een gemiddelde werkdag
• Je start je de dag met een overleg met de directeur om haar weekagenda door te nemen. Hier volgen een aantal acties uit die je in de ochtend kan oppakken. Zijn alle stukken compleet, is er duidelijk wat er moet gebeuren, is er een overlegruimte beschikbaar op een externe locatie?
• Je bent ook aanspreekpunt voor interne en externe contacten, filtert binnenkomende e-mails en zet de laatste puntjes op de I, zodat de afspraken van de dag efficiënt kunnen verlopen.
• In de middag ben je bezig met de organisatie van een strategische sessie met het hele MT en helpt de directiesecretaris met een de invulling van een managers middag. Je beantwoordt de laatste mailtjes, en zorgt dat mailbox van de directeur is bijgewerkt.
Medewerkers van de directie Stadwerken werken voor de prachtige stad Amsterdam. Zij beheren de openbare ruimte, maken het schoon, houden het veilig, verzorgen het groen, onderhouden de bruggen, repareren de straten en beheren de markten. Dat doen ze elke dag met ruim 1300 collega’s op een dienstverlenende en innovatieve manier. Vakmensen, die er ieder voor zich aan meewerken om van Stadswerken een moderne beheer organisatie te maken.
De afdeling Strategie, Advies en Informatie zet zich in voor de ontwikkeling van de organisatie als geheel en dient ter ondersteuning van de directie en management. De afdeling adviseert de directie bovendien over de inbreng van Stadswerken aan het resultaat in de stad (kaders, dossiers en programma’s etc.) Medewerkers van de directie Stadwerken werken voor de prachtige stad Amsterdam. Zij beheren de openbare ruimte, maken het schoon, houden het veilig, verzorgen het groen, onderhouden de bruggen, repareren de straten en beheren de markten. Dat doen ze elke dag met ruim 1300 collega’s op een dienstverlenende en innovatieve manier. Vakmensen, die er ieder voor zich aan meewerken om van Stadswerken een moderne beheer organisatie te maken.
De afdeling Strategie, Advies en Informatie zet zich in voor de ontwikkeling van de organisatie als geheel en dient ter ondersteuning van de directie en management. De afdeling adviseert de directie bovendien over de inbreng van Stadswerken aan het resultaat in de stad (kaders, dossiers en programma’s etc.)
Er wordt op verschillende werflocaties gewerkt.
Wie ben je?• 2 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
• Relevante ervaring en vaardigheid met de gangbare kantoorautomatisering zoals MS teams, Word, Excel, PowerPoint en Outlook;
• Minimaal een diploma mbo-opleiding (niveau 4) bij voorkeur op secretarieel gebied.
Wensen
• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Flexibel gedrag: Het veranderen van gedragsstijl en/of invalshoek om een gesteld doel te bereiken.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
- Bruto maandsalaris tussen €3018,-en €3980,- (o.b.v. 36 uur, afhankelijk van ervaring).
- Parttime of fulltime baan van 32 tot 36 uur per week, flexibel inzetbaar.
- Uitzendcontract van 6 maanden jaar, met kans op verlenging.
- Direct pensioenopbouw en 8,33% vakantiegeld.
- Reiskostenvergoeding tot 45 km: €0,10/km (auto), €0,15 (fiets/lopen), €0,21 (OV).
- Thuiswerkvergoeding van €3,25 per dag en ruime ontwikkelmogelijkheden.
- Gezellig en ambitieus team binnen een maatschappelijke organisatie.
De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.
€3018.00 - €3980.00 monthly