Management Assistent IND - Overheid

Wat je gaat doen Als managementondersteuner bij de directie Informatievoorziening (IV) van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) speel je een ondersteunende rol binnen een dynamische en ontwikkelende afdeling. Je werkt nauw samen met je collega’s van het support office en zorgt ervoor dat het managementteam haar taken efficiënt kan uitvoeren. Je denkt proactief mee over het verbeteren van administratieve processen en draagt bij aan een soepel functionerend support office.

Wat je gaat doen:

• Beheren: van één of meerdere complexe agenda’s en mailboxen, waarbij je de urgentie van berichten inschat en de voortgang bewaakt.
• Organiseren: van vergaderingen, bijeenkomsten en directie brede evenementen, zoals heidagen en managementbijeenkomsten.
• Afhandelen: van vertrouwelijke documenten, reisaanvragen, inkooporders en declaraties in systemen zoals iBabs, Digijust en Leonardo.
• Informeren: van stakeholders over de status van lopende onderwerpen en doorverwijzen naar de juiste collega’s indien nodig.
• Samenwerken: met collega’s van het support office om een adequate bezetting te garanderen, kennis te delen en elkaar te vervangen bij afwezigheid.
  
  In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende en je collega’s van het support office.

Wat we je bieden

• Bruto uurloon van € 19,34 tot € 24,88
• Pensioenopbouw vanaf dag één
• 8,33% vakantiegeld, waarvan 0,33% netto
• 8,3% eindejaarsuitkering
• 10,82% vakantieuren opbouw
• Uitbetaling op nationale feestdagen
• Volledige OV-reiskostenvergoeding
• Autovergoeding van € 0,07/km, fietsvergoeding van € 0,20/km
• Tijdelijk contract van 6 maanden
• Maatschappelijk betrokken werkgever bij de Rijksoverheid
• VOG-aanvraag geregeld door ons
• Trainingen en cursussen via Skillstown

Functie-eisen Je bent een doorgewinterde ondersteuner en krijgt energie van het werken in een hecht team dat opereert in een complexe en dynamische werkomgeving. Je bent enthousiast en kunt goed improviseren en relativeren. Je bent flexibel en wilt graag een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de afdeling. Je bent daarbij kritisch over het eigen functioneren, bent bereid jezelf verder te ontwikkelen en staat open voor feedback. Je bent in staat om nieuwe procedures je snel eigen te maken en voert je werk zelfstandig en adequaat uit. Je ziet het werk, legt snel verbanden, houdt overzicht en bent ondernemend. Daarnaast ben je sensitief voor onderlinge verhoudingen en politiek en weet je je hierin goed houding te geven.

• MBO 4 diploma, bij voorkeur in een secretariële richting.
• Ruime ervaring in managementondersteuning, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid.
• Uitstekende beheersing van Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met digitale tools zoals MS Office, Webex en iBabs.
• Proactief, flexibel en sterk in het leggen van verbanden.

Over het bedrijf

Bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) in 's-Gravenhage staat het ondersteunen van migratie- en naturalisatieprocessen centraal. Onze missie is om dit met innovatieve en toekomstgerichte informatievoorziening te realiseren, gedreven door de kernwaarden samenwerking, betrouwbaarheid en innovatie.

Bij de directie Informatievoorziening (IV) werk je in een dynamische omgeving waar Agile werken en moderne technologieën de norm zijn. We bieden volop ruimte voor persoonlijke groei en stimuleren een cultuur van leren en ontwikkelen. Hier maak je impact in een organisatie die maatschappelijk betrokken is.

Klaar om jouw talenten in te zetten en samen met ons te bouwen aan de toekomst van de IND?