Overwegende functiekenmerken
- Procesmatige en administratieve ondersteuning van de inkoopfunctie.
- (Vastgesteld) beleid, wettelijke regels en procedures op het eigen vakgebied zijn van belang bij de uitvoering van de werkzaamheden.
Inhoudelijk procesmatige en administratieve ondersteuning.
- Biedt het Inkoopteam inhoudelijke administratieve ondersteuning bij uitvoering van de Inkoopfunctie.
- Stelt (management)rapportages en overzichten op.
- Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen in relatie tot de administratieve processen omtrent de Inkoopfunctie.
- Op onderdelen van het inkoopproces de Inkoopadviseur ondersteunen bij de bewaking van de planning.
- Ondersteunt leden van het Inkoopteam bij bewaking van het proces omtrent de voortgang van besluitvorming en de administratieve afwikkeling daarvan.
- Draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) inkoopbestanden, -documenten en -systemen.
- Administreert, archiveert, muteert en ontsluit inkoopdata.
(Beleids)advisering
- Adviseert over aspecten die betrekking hebben op het voeren en ontsluiting van de inkoopadministratie.
- Signaleert, evalueert en ontwikkelt methoden, procedures en technieken.
- Rapporteert over de uitvoering van beleid ten aanzien van de inkoopadministratie.
- Adviseert en rapporteert over optimalisatie en aanpassing van beleid en uitvoeringsregels ten aanzien van de inkoopadministratie.
Beheer en uitvoering
- Neemt inkoop gerelateerde aanvragen en -verzoeken in behandeling en toetst, beoordeelt en verdeeld deze aan de hand van beleid en overige interne afspraken.
- Ondersteunt bij prioritering, toekenning en afhandeling van aanvragen en verzoeken.
- Ondersteunt procesmatig en administratief bij door het inkoopteam geïnitieerde formele besluitvorming en tevens inhoudelijk bij besluitvorming op onderwerpen binnen het eigen vakgebied.
- Levert gebruikmakend van de inkoopadministratie input voor beschikkingen, (advies-), rapportages, beoordelingen en correspondentie.
- Voert procedures, richtlijnen en regelgeving uit, gericht op een rechtmatig resultaat van de inkoopfunctie.
Procesbewaking en afstemming
- Initieert en verricht onderzoek op een onderdeel van het eigen werkgebied en rapporteert over uitvoeringsvraagstukken.
- Verzamelt en beheert data en gegevens voor de administratievoering.
- Bewaakt de verschillende uitvoeringsprocessen van de inkoopfunctie en daaraan gerelateerde procedures en rapport hierover.
Relatiebeheer
- Met collega's binnen over ontwikkelingen op het eigen en op aanpalende vakgebieden om informatie uit te wisselen en werkzaamheden af te stemmen.
- Met leden van de Inkooporganisatie over de aspecten van de Inkoopfunctie waar de assistent verantwoordelijk voor is, waaronder:
- teken- en beslissingsbevoegden;
- projectleiders;
- leden van het juridisch inkoopteam;
- afdelingsmanager;
- marktpartijen en overige externe (samenwerkings-)partners.
Verantwoordelijkheden
- Is verantwoording schuldig aan de leidinggevende over de kwaliteit, voortgang en effectiviteit van de (te) verrichtte werkzaamheden.
- Is verantwoordelijk voor het eigen aandeel in aanbestedings- en of besluitvormingstraject naar de betreffende lid van het Inkoopteam.
- Neemt beslissingen bij het verzamelen en interpreteren van inkoopgegevens, over de inhoud van hun eigen voorstellen en bij het oplossen van taakgerichte deelproblemen.
Kennis, inzicht en vaardigheden
- Werk- en denkniveau: MBO/ HBO.
- Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis van het vakgebied.
- Begrip van de wisselwerking en samenhang tussen het eigen werkterrein en het werkterrein en belangen van andere belanghebbenden.
- Improviserende, communicatieve, organiserende, aansporende en/of adviesvaardigheden.
- Conceptueel denken.
- Relevante ervaring op het gebied van inkoop bij een gemeente;
- Minimaal 5 jaar ervaring met het optimaliseren van inkoopprocessen;
- De kandidaat is per direct beschikbaar;
Functiewensen
- Duurzaamheid: In het cv is kort beschreven in welke mate en hoe uw bedrijf of uw kandidaat aan duurzaamheid doet;
- Ervaring met Europese aanbestedingen;
- Ervaring met bewaking van planning, besluitvorming en bijbehorende administratieve afhandeling;
- Ervaring met het schrijven van een adviesrapport is een pre;