Het Officemanagement van Maatschappelijke Ontwikkeling is op zoek naar een collegiale duizendpoot
waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en
dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd
worden. Je ondersteunt een manager en een team op administratief, secretarieel en organisatorisch
gebied in de breedste zin van het woord.

wat bieden wij jou

• gemeente Utrecht
• salaris naar ervaring
• tijdelijke functie
• Randstad kijkt mee naar een vervolgopdracht
• impactvolle afdeling
• woensdag(middag) vrij

wie ben jij

• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op MBO plus. Daarnaast heb je ruimeervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
• Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Outlook) en hebt geen problemen met hetleren van nieuwe systemen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega's en klanten kunnen communiceren;
• Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel bestuurlijk-,management -en uitvoerend niveau;
• Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie. Eigen initiatief en een actieve, op samenwerking gerichte opstelling worden gewaardeerd;
• Je kunt snel schakelen en denkt mee;
• Werkdagen zijn i.v.m. de bezetting van maandag t/m vrijdag, woensdag middag vrij.

wat ga je doen

• Met plezier de complexe agenda en volle mailbox van de manager beheert en in staat bent teprioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload vande manager is hierin erg belangrijk;
• Algemene mailbox van het team beheert;
• Afspraken maakt, zowel intern als extern;
• Je pakt HRM-ondersteunende taken op voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afsprakenmaken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers enadministratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
• Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
• Werkt met verschillende systemen waaronder Zaaksysteem, Digiplaza, MS Teams en Ibabs;
• Ondersteuning biedt bij werving en selectie zoals o.a. inplannen sollicitatiegesprekken;
• Wanneer nodig, de vervanger bent van je collega's binnen het OM bij verlof en ziekte; Overige administratieve taken die aan de orde komen.

waar ga je werken

Je komt te werken bij de gemeente Utrecht op de afdeling maatschappelijke ontwikkeling.

sollicitatie

Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een actueel cv en motivatiebrief! Heb je vragen? Aarzel niet en neem contact op. We gaan graag met je in gesprek.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.