Krijg jij energie van ontzorgen en agendabeheer? In samenwerking met Hoogheemraadschap van Delfland zijn wij op zoek naar een Managementassistent voor 36 uur per week voor 1 jaar, met de mogelijkheid tot overname.
Wat ga je doen?Als Managementassistent ben je er verantwoordelijk voor dat het management van jouw afdeling(en) zich kan richten op de inhoud van hun werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden voor afdelingsmanagers/programmamanagers/assetmanagers te verzorgen. De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt, weet daardoor wat prioriteit heeft en gaat doortastend en proactief te werk. Als managementassistent bij Delfland werk je veel samen met de andere managementassistenten.
Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:
- Brede secretariële ondersteuning van afdelingsmanagers en/of programmamanagers en/of assetmanagers;
- Agendabeheer: plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen;
- Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dit varieert van het regelen van lunches, catering tot vervoer;
- Verrichten van uiteenlopende administratieve werkzaamheden; Op het gebied van inkoop; bestelaanvragen doen, inkoopdossier en opdrachtbrieven maken en offertes opvragen. Op het gebied van HRM; In-, door en uitstroom medewerkers/inhuur opvoeren in HRM-systeem (ADP);
- Verslaglegging van overleggen waarbij je de actiepunten monitort en zorgdraagt voor de samenstelling en voorbereiding van de vergaderstukken;
- Samenwerken met collega's aan de optimalisatie van een excellente gastvrije dienstverlening.
Als managementassistent ben het eerste aanspreekpunt voor een afdelings-of programmamanager en je bent daarom goed georganiseerd, zorgvuldig en representatief. Naast samenwerken kun jij ook prima zelfstandig werken en weet jij je werk ook op afstand (thuiswerken) goed te organiseren. Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten, prioriteiten stellen en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren.
Naast deze kwaliteiten beschik je over het volgende aan kennis & ervaring;
- Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding, bij voorkeur in de richting van managementassistente;
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie;
- Je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams;
- Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- Pré: ervaring met hybride werken (combinatie thuiswerken en op kantoor) en het ondersteunen op afstand.
Hier ga je werken
Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft een belangrijke maatschappelijke taak: wij zorgen voor droge voeten en schoon water in een dichtbevolkt en intensief gebruikt stukje Nederland. Bij Delfland heb je werk dat ertoe doet. Bij ons draag je echt iets bij aan je omgeving en geef je tegelijkertijd je carrière een boost. Dus: waarom kiezen? Kies voor jezelf én de wereld om je heen.
De afdeling waar je komt te werken
Als Managementassistent maak je onderdeel uit van de afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning (FZO). Vanuit deze afdeling werk je voor een of meer afdelingsmanagers, programmanagers of assetmanagers. Naast jou zijn er nog 14 managementassistenten binnen FZO. De sfeer is open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering.
Wat beloven wij jou?- Een afwisselende baan bij een overheidsorganisatie met kans op een structurele functie;
- Je wordt beloond met een marktconform salaris van €2.937- / €3.771 schaal 7, conform CAO Waterschappen;
- Een reiskostenvergoeding van 0,21 cent per km over de hele kilometers van de woning naar de standplaats (retour);
- Hybride werken; je werkt deels uit huis en deels vanuit onze prachtige locatie in hartje Delft!
- Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;
- Pensioenopbouw na 8 gewerkte weken;
- Een thuiswerkvergoeding van €3,00 per dag en een eindejaarsuitkering;
- Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
Als medewerker via Driessen kun je daarnaast rekenen op mooie extra's zoals collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg)verzekeringen, een fiscaal voordelige uitruilregeling en €10 korting op je sportabonnement bij een van de 3550 sportscholen. Ook kun je bij ons gratis deelnemen aan verschillende opleidingen en workshops.
Is je interesse gewekt?Reageer op deze vacature via de sollicitatieknop. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Sophie Hofstee of Eline Mink op via 06-25 24 55 15 of stuur een e-mail via utrecht@driessen.nl.