De gemeente Utrecht is gestart met het programma Informatie op Orde. De kern van dit
programma is de uitvoering van de Wet Open Overheid (Woo) en het op orde brengen
van de gemeentelijke informatiehuishouding. Een onderdeel hiervan is het
Archiefbewerkingsproject in de wijk Vleuten.
De Gemeente Utrecht wil een betrouwbare open gemeente zijn waarbij informatie op de
juiste manier bewaard wordt en terug te vinden is. Hoewel digitaal informatiebeheer
hedendaags niet meer weg te denken is, is hiermee het analogie archief uit het verleden
nog niet verdwenen.
*Bij deze vacature is bring your own device van toepassing (eigen laptop)*
- werken in Vleuten
- parttime werken
- kans op verlenging
- werken bij de gemeente Utrecht
- salaris naar ervaring en opleiding
- leuke en waardevolle functie
In dit werk is het belangrijk dat je nauwkeurig werkt en snel gegevens in documenten kan
analyseren. We vinden het belangrijk dat je zelfstandig en geconcentreerd kan werken en
bieden je daarom een rustige werkomgeving. Om deze functie goed uit te kunnen voeren
is ervaring met archiefwerkzaamheden waardevol. Heb jij ervaring in administratieve
functie of kennis van HRM, dan komen we ook graag met jou in contact.
- MBO+/HBO werk- en denkniveau;
- ervaring met archiefbewerking is een pré
- kennis van HRM en in het bijzonder personeelsdossiers is een pré;
- je bent integer, werkt nauwkeurig en bent van nature gestructureerd;
- je draagt bij aan de positieve sfeer en hebt een collegiale houding.
Als archiefbewerker hou je je bezig met het opschonen en ordenen van papieren
personeelsdossiers. Dit houdt in dat je documenten beoordeelt en op basis van de
wettelijk vastgestelde bewaartermijnen ordent. Opgeschoonde dossiers worden
vervolgens gedigitaliseerd en opnieuw beoordeeld.
Bij het opschonen van de dossiers horen een aantal administratieve taken. Je kan hierbij
denken aan printen en kopiëren, maar ook aan het bijwerken van Excel overzichten.
Aangezien de dossiers na opschoning worden gescand, vraagt dit ook om digitale
vaardigheden.
- opschonen en ordenen van papieren personeelsdossiers
- digitaliseren van opgeschoonde dossiers
- toetsen van bewaartermijnen;
- bijhouden van administratie van bewerkte dossiers in Excel
- vernietingslijsten voorbereiden voor de verantwoordelijke organisatieonderdelen.
De recordmanager en andere ervaren uitzendkrachten begeleiden je bij de
werkzaamheden, zodat je snel zelfstandig aan de slag kan. De werkzaamheden vinden
voorlopig plaats in Vleuten, maar in verband met een verbouwing zal het project tijdelijk
ook op een andere (goed bereikbare) locatie binnen de gemeente Utrecht plaatsvinden.
Zo gauw de verbouwing is afgerond zal Vleuten weer de vaste werkplek worden.
Bevalt de samenwerking van beide kanten? Dan kunnen we onderzoeken of er na het
opschonen van de personeelsdossiers mogelijkheden zijn om bij te dragen aan het
opschonen van andere papieren dossiers.
- *Bij deze vacature is bring your own device van toepassing (eigen laptop)*
Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een actueel cv en motivatiebrief! Heb je vragen? Aarzel niet en neem contact op. We gaan graag met je in gesprek.
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.