Vacature voor Secretaresse bij Gemeente Almere | Locatie: Stadhuis Almere | Startdatum: Liefst per direct beschikbaar of binnen zeer korte tijd | Aantal uren: Parttime 16 t/m 24 uur per week | Salaris: €2404,- t/m €3481,- op basis van 36 uur per week en afhankelijk van ervaring en diplomering, exclusief toeslagen | Eindejaarsuitkering van 7,55% extra over elk gewerkt uur & 8,33% vakantiegeld over elk gewerkt uur | Salarisbetaling: Wekelijks of 4-wekelijks, dit kan je zelf bepalen | Werkdagen: Maandag t/m vrijdag (bespreekbaar) | Duur contract minimaal 3 maanden.
Als secretaresse bij Burgerzaken ben je de spil van het team en draag je bij aan een soepele werking van het secretariaat en ondersteuning van het managementteam. Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
- Agendabeheer en planning: Je beheert niet alleen de agenda's van het managementteam, maar houdt ook rekening met prioriteiten, deadlines en eventuele last-minute wijzigingen. Door efficiënt te plannen zorg je ervoor dat alle afspraken naadloos op elkaar aansluiten en er voldoende tijd is voor alle taken.
- Correspondentie en communicatie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en e-mails. Je handelt deze professioneel af en zorgt ervoor dat alle berichten tijdig worden beantwoord of doorgestuurd naar de juiste persoon. Daarnaast verzorg je de uitgaande correspondentie, zoals het opstellen van brieven, memo's en rapporten.
- Notuleren en verslaglegging: Tijdens vergaderingen ben jij verantwoordelijk voor het maken van nauwkeurige verslagen. Je legt hierin niet alleen de besproken punten vast, maar ook de genomen besluiten en eventuele actiepunten. Deze verslagen zijn van cruciaal belang voor een heldere communicatie en opvolging van afspraken.
- Organisatie van bijeenkomsten en evenementen: Of het nu gaat om een vergadering, training of officiële receptie, jij bent degene die alles tot in de puntjes regelt. Van het reserveren van vergaderruimtes en het bestellen van catering tot het verzorgen van benodigde materialen en technische ondersteuning, jij zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt.
- Facilitaire ondersteuning: Naast je secretariële taken ben je ook verantwoordelijk voor diverse facilitaire zaken. Dit kan variëren van het beheren van kantoorbenodigdheden en het coördineren van onderhoudswerkzaamheden tot het regelen van reis- en verblijfsarrangementen voor medewerkers.
Met jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail weet je elke dag weer bij te dragen aan een efficiënte en professionele werkomgeving.
Als deze functie je aanspreekt en je jezelf hierin herkent, aarzel dan niet om zo snel mogelijk te solliciteren. Wij kijken ernaar uit om kennis met je te maken en zullen zo spoedig mogelijk contact met je opnemen.
We zien uit naar je sollicitatie!
Mochten er nog vragen zijn, schroom dan niet om contact met mij, Michael, op te nemen via mphilip@startpeople.nl
Wat we biedenAls onderdeel van ons team bij de Gemeente Almere bieden we jou een uitdagende en dynamische werkomgeving waarin je de mogelijkheid krijgt om jezelf verder te ontwikkelen en bij te dragen aan de dienstverlening aan de inwoners van Almere.
Daarnaast bieden we:
- Een parttime functie van 16 tot 24 uur per week, met flexibele werkdagen (bespreekbaar).
- Een salaris tussen €2404,- en €3481,- op basis van 36 uur per week, afhankelijk van ervaring en diplomering.
- Een eindejaarsuitkering van 7,55% extra over elk gewerkt uur en 8,33% vakantiegeld over elk gewerkt uur.
- De mogelijkheid om het salaris wekelijks of 4-wekelijks te laten uitbetalen, naar keuze.
- Een contractduur van minimaal 3 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.
- Een inspirerende werkomgeving waarin samenwerking, ontwikkeling en eigen initiatief worden gestimuleerd.
Bij de Gemeente Almere streven we naar een inclusieve en diverse werkcultuur waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. We kijken ernaar uit om jou als nieuwe collega te verwelkomen en samen te werken aan een bloeiende toekomst voor Almere.
Functie-eisenAls ideale kandidaat voor deze functie beschik je over:
- Ervaring als secretaresse, bij voorkeur binnen een overheidsinstelling of een vergelijkbare organisatie.
- Organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten.
- Een proactieve en zelfstandige werkhouding, waarbij je initiatief neemt en problemen proactief oplost.
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en het vermogen om effectief te communiceren met collega's.
- Een goede beheersing van relevante software en digitale tools, zoals Microsoft Office en agendabeheersystemen.
Met deze kwaliteiten ben je in staat om een waardevolle bijdrage te leveren aan ons team en de efficiënte werking van het secretariaat en het managementteam te ondersteunen.
Over het bedrijfDe afdeling Burgerzaken binnen de Gemeente Almere is een essentieel onderdeel van de organisatie, verantwoordelijk voor een breed scala aan diensten die direct van invloed zijn op de inwoners van Almere. Als centraal punt voor burgerlijke zaken en overheidsdiensten speelt de afdeling een cruciale rol in het verstrekken van officiële documenten, het registreren van gebeurtenissen en het verlenen van ondersteuning aan inwoners bij diverse administratieve processen.
Binnen de afdeling Burgerzaken staat efficiëntie, klantgerichtheid en kwaliteit centraal. Het team bestaat uit toegewijde professionals die streven naar een optimale dienstverlening aan de inwoners van Almere. Samenwerking, flexibiliteit en een open communicatiecultuur zijn kenmerkend voor de werkomgeving op Burgerzaken, waarbij medewerkers worden aangemoedigd om initiatief te nemen en bij te dragen aan continue verbetering.
Het secretariaat van Burgerzaken vervult een cruciale rol in het ondersteunen van het managementteam en het efficiënt laten verlopen van de dagelijkse activiteiten. Met een focus op organisatie, communicatie en coördinatie zorgt het secretariaat ervoor dat het managementteam zich kan richten op hun kerntaken en de doelstellingen van de afdeling kunnen worden behaald.
2404 - 3481