Wat ga je doen 

Als Medewerker bestuurssecretariaat/bestuurssecretaresse kom je te werken bij Concernstaf waar je samen met vier collega's het secretariaat van de collegeleden vormt. Je werkt met je collega's voor de burgemeester. Wethouders en gemeentesecretaris en zorgt ervoor dat de ondersteuning soepel verloopt. Samen met één van de collega's vorm je een duo en ondersteun je als duo de directie en wethouders.

We zoeken een representatieve, betrouwbare en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, bestuurders goed afleest en een proactieve werkhouding heeft.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit: 

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de bestuurder van A tot Z klopt; 
• Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Meelezen en anticiperen op e-mail van de wethouders; 
• Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten; 
• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Ontvangst en begeleiding van bezoekers;
• Alle andere voorkomende secretariële taken. 

5 maanden - 20 tot 24 uur - 0.56 tot 0.67 FTE

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in secretariële / administratieve richting;
• Aantoonbare werkervaring de afgelopen 5 jaar in een bestuurlijke omgeving;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als administratief ondersteuner;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als management ondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met complex agendabeheer;
• Aantoonbare werkervaring met archiverings- en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz
• Uiterlijk beschikbaar per 20 mei 2024 voor 20 tot 24 uur per week (ma, di (halve dag), do(halve dag), vrijdag noodzakelijk);

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.