Wat houdt de functie in?

• Je werkt voor de managers en teams van een of twee van de programma's: Hybride Werken, Versterken Lokale Democratie en Ontwikkelzones.
• Je maakt afspraken en bewaakt de digitale agenda van de manager en het team en zorgt ervoor dat stukken voor vergaderingen in Ibabs staan.
• Je ondersteunt de managers in het bijhouden/archiveren van de mailbox.
• Je draagt bij aan de afhandeling van mails en ingekomen post.
• Je bent samen met je collega hét aanspreekpunt voor de afdeling.
• Je bent medeverantwoordelijk voor contractbeheer, denk daarbij aan de afhandeling van contracten, inkooporders aanmaken, vastleggen van contracten in de contractenbank,
• Je brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is.
• Je bewaakt de betalingen van de facturen van de afdelingen zo nodig codeer je facturen.
• Je bereidt overleggen voor en zorgt voor verslaglegging en opvolging van acties.

Bij de Gemeente Haarlem hechten we veel waarde aan diversiteit, waarbij we streven naar een inclusieve werkomgeving die alle verschillende achtergronden omarmt. We geloven dat de kracht van diversiteit bijdraagt aan het bereiken van optimale resultaten voor onze gemeenschappen in Haarlem en Zandvoort. Daarom moedigen we een variëteit aan talenten aan om zich bij ons aan te sluiten, ongeacht cultuur, leeftijd, geaardheid, geslacht, mentale en fysieke gesteldheid, of geloofsovertuiging. We willen een plek creëren waar iedereen zich gewaardeerd en thuis voelt.

Als je op zoek bent naar een boeiende en diverse tijdelijke baan, ben je bij ons aan het juiste adres. We zoeken een enthousiaste, creatieve, en gedreven collega die graag meewerkt aan innovatie. Onze organisatie staat bekend als een stimulerende omgeving waar maatschappelijk betrokken individuen met ambitie en talent tot hun recht komen.

Het salaris voor deze functie varieert afhankelijk van ervaring en opleiding, en kan oplopen tot maximaal €4.244,- per maand (schaal 8) bij een fulltime aanstelling in een werkweek van 36 uur. Bovendien bieden wij de mogelijkheid tot hybride werken, zodat je flexibiliteit hebt in je werklocatie.

Wat verwachten wij?

• Je hebt een afgeronde MBO opleiding op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn
• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je bent nieuwsgierig en je wilt graag gecoacht worden om vakdeskundigheid je eigen te maken in een maatschappelijk relevante omgeving. Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. Je bent oplossingsgericht. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bekend of bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview, Insite en Ibabs.

Gemeente Haarlem is een dynamische en vooruitstrevende organisatie die zich inzet voor het welzijn van haar inwoners en de ontwikkeling van de stad. Als kloppend hart van het lokale bestuur vormt de Gemeente Haarlem een essentiële schakel tussen de burger en de overheid.