Als rechterhand van de locatie manager bij het COA in Utrecht ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken ter ondersteuning van de dagelijkse bedrijfsvoering. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor zowel telefonisch als schriftelijk verkeer en beheert met zorgvuldigheid de agenda van de locatie manager. Als filter voor de locatie manager identificeer je snel de essentiële informatie en zorg je voor een efficiënte doorstroming.

Naast deze taken ben je bedreven in het opstellen van gedetailleerde roosters en neem je het voortouw bij de voorbereiding van vergaderingen en bijeenkomsten, zowel op inhoudelijk als organisatorisch vlak. Tijdens deze bijeenkomsten fungeer je als notulist en stel je nauwkeurige verslagen op. Je zorgt voor gestructureerde actielijsten en bewaakt de opvolging van gemaakte afspraken.

Met een assertieve en integere houding neem je initiatief in het signaleren van belangrijke kwesties en draag je bij aan een soepele communicatie binnen de organisatie. Daarnaast ben je in staat om heldere en begrijpelijke teksten te schrijven, wat bijdraagt aan een effectieve interne en externe communicatie.

De volgende beloning krijg je terug voor jou inzet:

• Salaris van minimaal € 2.826,94 tot € 3.499,70 bruto o.b.v. 36 uur.
• Parttime of Fulltime tijdelijk dienstverband van 24-36 uur met uitzicht op vast contract
• Reiskostenvergoeding en opbouw van vakantiedagen
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling met ondersteuning door ons

Voor de juiste match vragen we het volgende:

• Mbo-diploma op het gebied van (office)management (bijvoorbeeld Managementassistent, Secretarieel Medewerker en/of een vergelijkbare Schoevers-diploma).
• Werkervaring als management assistent of in een soortgelijke functie
• Minimaal 24 uur beschikbaar

Sinds de oprichting in 1994 heeft het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) onophoudelijk gewerkt aan het bieden van onderdak aan asielzoekers in onze opvangcentra. Binnen deze centra voorzien we hen van essentiële voorzieningen en begeleiden we hen op weg naar een toekomst, hetzij hier in Nederland of elders.

Onze organisatie onderscheidt zich door de voortdurende dynamiek waarin we actief zijn. We zijn flexibel en passen ons constant aan aan de veranderende (politieke) realiteit. Gezamenlijk grijpen we kansen aan en staan we open voor nieuwe mogelijkheden. Deze eigenschappen zijn intrinsiek verweven in ons DNA en manifesteren zich in onze kernwaarden: Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht.

Ben jij iemand die zowel als individu als collega deze kernwaarden belichaamt? Wij hechten veel waarde aan diversiteit en inclusie, en streven ernaar om al onze medewerkers gelijke kansen te bieden. Dit principe omarmen en koesteren we met passie.