Management assistent

Heb jij een dienstverlenende instelling en sta jij stevig in je schoenen? Ben jij daarnaast proactief en op zoek naar een dynamische functie met een grote diversiteit aan taken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

In samenwerking met Dienst ICT Uitvoering (DICTU) zij wij op zoek naar een enthousiaste managementassistent. Het betreft een tijdelijke functie voor 32 - 36 uur voor de periode tot en met 31 december 2024. De standplaats van de functie is Den Haag.

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor een breed takenpakket. De werkzaamheden zijn divers van aard en lopen op een gemiddelde dag vaak door elkaar heen. Je weet daarbij goed het overzicht te houden, prioriteiten te stellen, snel te schakelen en de regie te houden over je eigen agenda en de agenda's van de divisiemanager die je ondersteunt. Binnen het team van managementassistenten zorg je met elkaar als professionals dat het werk gedaan wordt, houd je overzicht en vang je waar nodig (afwezigheid door ziekte of vakantie, piekbelasting) elkaars werkzaamheden op.

Als senior in het vakgebied draag je bij aan de ontwikkeling van het vakgebied en kun je jouw kennis en ervaring overdragen aan andere medewerkers. Je coördineert complexe informatiestromen en stelt managementinformatie samen. Verder voer je onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Je houdt je bezig met nauwkeurig en complex agendabeheer en het beheren van mailverkeer van verschillende mailboxen;
• Je hebt een representatieve rol voor DICTU in het aannemen en behandelen van het telefoonverkeer, en het ontvangen en begeleiden van gasten;
• Je draagt zorg voor een snelle en effectieve afhandeling van vragen en acties die voortkomen uit al het mail- en telefooncontact;
• Daarnaast organiseer je vergaderingen, plan je afspraken, regel je daar waar nodig vervoer, de reservering van parkeerplaatsen en van hotelovernachtingen, en houd je je bezig met logistieke activiteiten en de levering;
• Je contacten vinden zowel binnen als buiten DICTU plaats, bijvoorbeeld met leveranciers en Rijksbrede opdrachtgevers;
• Je bent verantwoordelijk voor de registratie van onder andere het ziek- en beter melden van medewerkers, het (digitaal) klaarzetten en archiveren van vergaderstukken en mogelijk het notuleren van vergaderingen.

• Je hebt een afgeronde opleiding op mbo niveau in een secretariële richting;
• Je hebt meerdere jaren werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Je hebt actuele en actieve kennis van en ervaring met kantoorautomatisering (MS Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
• Je houdt van uitdagingen, en haalt voldoening uit de vele interacties met collega's binnen en buiten je team, en het gezamenlijk behalen van resultaten;
• Je hebt ervaring met het plannen, organiseren en prioriteren van activiteiten;
• Je hebt ervaring met het werken in teamverband;
• Je bent flexibel, proactief en nauwkeurig.

Over DICTU
DICTU is een van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid. Ruim 1.600 gedreven professionals werken in Den Haag, Assen en Zwolle vol enthousiasme en met focus op de klant aan voor Nederland belangrijke IT-systemen.

Zij ondersteunen vooral de ministeries van EZK en LNV, inclusief hun uitvoeringsorganisaties zoals de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Daarnaast leveren zij bepaalde ICT-diensten ook aan andere organisaties binnen het Rijk.

• Een afwisselende baan bij een Rijksoverheidsorganisatie;
• Je wordt beloond met een marktconform salaris van € 2.734,107 - € 3.529,72 in schaal 7, conform cao Rijk;
• Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;
• Een maandelijkse korting van €10,00 op je sportabonnement via Bedrijfsfitness Nederland bij een van de 3500 aangesloten sportscholen.
• Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;
• Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.

Reageer op deze vacature via de sollicitatieknop. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Romy Slomp op via 050-207 00 11 of stuur een e-mail via ministeries@driessen.nl.